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Privacy

Perché questa Privacy Policy?

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS (“VIDAS”) si propongono di salvaguardare la riservatezza della sfera privata e dei diritti delle persone e si impegna, pertanto, ad applicare specifiche e protettive regole di condotta – in linea con il Regolamento Europeo 679/2016 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (nel seguito “GDPR”) – che garantiscano una sicura, controllata e riservata navigazione nella rete.

Questa politica di tutela della riservatezza delle informazioni potrebbe subire variazioni nel tempo, anche in funzione delle integrazioni e delle modifiche legislative e regolamentari in materia o per proprie decisioni istituzionali, pertanto, vi invitiamo a consultare periodicamente questa sezione del sito.

La presente Privacy Policy è da intendersi applicabile esclusivamente ai siti di VIDAS e non anche a quelli di altre società, enti, associazioni, professionisti o qualsiasi altra entità giuridica o persona fisica.

Contitolari del trattamento

 

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS (nel seguito, se non altrimenti specificato: “VIDAS”) – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it sono i Contitolari del trattamento (art. 4, comma 7, GDPR: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali dei dati personali”), ai sensi e per gli effetti del GDPR, poiché decidono in quale modo e per quali motivi, comunicati nelle informazioni da fornire agli interessati, raccogliere e utilizzare i dati personali conferiti dall’interessato, nonché con quali strumenti trattarli e quali procedure di sicurezza attivare per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità, assoggettandosi agli obblighi e alle responsabilità previsti dall’art. 24, GDPR. Il contenuto essenziale dell’accordo di contitolarità è disponibile su www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita.

Data Protection Officer

 

Il Data Protection Officer è la persona che VIDAS coinvolge nelle questioni riguardanti la protezione dei dati personali e che la sostiene nel controllare, come richiesto dalla normativa, come trattare e proteggere i dati. È anche il punto di contatto per gli interessati che intendono conoscere dettagli sul trattamento dei loro dati. Il Data Protection Officer può essere contattato all’e-mail DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

 

Principi-base della Privacy Policy di VIDAS

  1. eseguire il trattamento (art. 4, comma 2, GDPR: “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”) dei dati personali (art. 4, comma 1, GDPR: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”) esclusivamente per le finalità e secondo le modalità illustrate nelle informazioni da fornire che sono presentate all’utente di volta in volta che accede ad una sezione del sito nella quale è previsto il conferimento, diretto o indiretto, di dati personali;
  2. utilizzare i dati che sono stati rilasciati spontaneamente dall’utente;
  3. utilizzare cookies tecnici per agevolare la navigazione nel sito e cookies analitici per fini statistici;
  4. utilizzare cookies di profilazione per indirizzare agli utenti messaggi e banner personalizzati in funzione della loro navigazione in rete, all’interno e all’esterno del sito;
  5. trasmettere i dati a soggetti terzi (responsabili del trattamento – art. 4, comma 8, GDPR: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”) esclusivamente per fini strumentali a quanto espressamente richiesto e da noi accuratamente selezionati;
  6. comunicare i dati a soggetti terzi per attività connesse a quanto di interesse o qualora ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria;
  7. rispondere alle richieste di accesso ai dati personali, rettifica o cancellazione degli stessi, alla limitazione del trattamento o del diritto di opporsi al loro trattamento per motivi legittimi. Assicurare l’esercizio del diritto alla portabilità dei dati, nonché, opporsi al trattamento dei dati per fini di comunicazioni informative e promozionali sulle nostre iniziative istituzionali, sulle nostre azioni e sui nostri progetti, per campagne di raccolta fondi o di sollecitazione a partecipare a eventi e aderire a servizi, sondaggi e ricerche, rendere nota la possibilità di proporre reclamo all’autorità di controllo;
  8. assicurare un corretto e lecito trattamento dei vostri dati, salvaguardando la vostra riservatezza, nonché applicare misure idonee di sicurezza a tutela della riservatezza, dell’integrità e della disponibilità dei dati stessi.

Finalità del trattamento dei dati e modalità del trattamento – base giuridica del trattamento – criteri di raccolta dei dati – fonte dei dati personali

 

Finalità del trattamento

Come meglio esplicitato nelle sezioni che consentono di aderire – rilasciando i propri dati personali – ai servizi riservati agli utenti del nostro sito, i dati forniti sono utilizzati per rispondere alle richieste espressamente avanzate dall’utente. In particolare, tutte le attività di raccolta – e successivo trattamento – dei dati sono finalizzate al perseguimento degli scopi istituzionali di VIDAS e, in particolare per:

  1. gestire le donazioni regolari e singole
  2. attivare l’adesione alle nostre azioni di sensibilizzazione e organizzare eventi
  3. inviare la guida ai lasciti testamentari richiesta o altro materiale informativo
  4. inviare la newsletter richiesta
  5. analizzare e selezionare le candidature a volontario/professionista e loro conservazione anche per candidature inizialmente scartate se di prossimo interesse
  6. rispondere alle richieste di informazioni avanzate dagli utenti sulle nostre attività
  7. indirizzare l’utente ai nostri canali social
  8. ottemperare a norme amministrative e di altro genere obbligatorie in forza di legge nazionale vigente o in virtù di decisioni dell’Unione Europea
  9. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali sui progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti di donazione o caratteristiche personali, in abbinamento a informazioni desunte da propri archivi o di terzi
  10. diffusione di immagini in formato video o fotografico, testimonianze e dichiarazioni per far conoscere le attività istituzionali o le testimonianze di rapporto con i Contitolari al pubblico, attraverso vari canali di comunicazione (on-line e off-line) e formare archivi storici degli eventi di VIDAS. Dette riprese saranno eseguite da VIDAS o da terzi a ciò incaricati o direttamente riprese dalla persona cui sono riferiti. La diffusione avrà il fine di diffonderli al pubblico – su proprio materiale informativo e publi-redazionale, e/o sito Internet, canali social o in occasione di nostri eventi pubblici o su media quali carta stampata e TV e altri canali di diffusione digitali e non destinati al pubblico, nonché per utilizzare le immagini su gadget, magliette, poster o altro che richiami VIDAS – per far conoscere e documentare iniziative, progetti e attività istituzionali. Detti dati non saranno utilizzati per ulteriori finalità
  11. eseguire elaborazioni statistiche sulle caratteristiche dei donatori e delle donazioni, nonché sugli utenti che aderiscono ai nostri progetti ed iniziative o che richiedono informazioni. I conseguenti report statistici potranno anche essere diffusi attraverso canali di comunicazione di VIDAS, quali il proprio sito Internet, in sede di eventi e convegni, su materiale illustrativo cartaceo e on-line o supporti digitali, su carta stampata (es.: quotidiani e periodici) e mezzi di informazione (es.: TV)
  12. esercitare, far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto di VIDAS o di un terzo.

Modalità del trattamento dei dati

  1. I dati personali sono trattati da VIDAS con strumenti sia cartacei sia elettronici e telematici e sono conservati all’interno del proprio sistema informatico. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
  2. Tutti i trattamenti effettuati nell’ambito di questo sito saranno realizzati con logiche correlate alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti e nel rispetto delle vigenti norme di sicurezza, per le finalità specificate di volta in volta nelle informazioni da fornire ex art. 13, GDPR.
  3. Per l’esecuzione di attività di profilazione connessa al marketing diretto di cui al punto 9., “Finalità del trattamento”, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, VIDAS eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse ed in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi. Tale attività di profilazione potrebbe essere condotta anche attingendo da archivi messi a disposizione da terzi o attraverso cookies di profilazione
  4. Per l’esecuzione di attività di marketing diretto – senza e con profilazione – di cui al punto 9., “Finalità del trattamento”, VIDAS utilizza i recapiti di contatto forniti dall’interessato stesso, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale. Il numero di telefono conferito dall’interessato sarà utilizzato per gli scopi di cui al punto 9., “Finalità del trattamento” soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti. I contatti telefonici potranno avvenire anche senza il riscontro al “Registro Pubblico delle Opposizioni” fintanto che il rapporto di donazione (o altro rapporto contrattuale) è attivo o decorso un periodo di non oltre 30 giorni dalla sua cessazione
  5. I contatti di cui al punto 9., “Finalità del trattamento” potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea, telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail, Sms).
  6. Le finalità di cui al punto 10., “Finalità del trattamento” possono comportare la rielaborazione, parziale o totale, nonché l’abbinamento e l’interconnessione delle opere creative con altri materiali già disponibili a VIDAS.
  7. Le finalità di cui al punto 13., “Finalità del trattamento”, sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato (quali, esemplificativamente nome e cognome, e-mail) dalle altre informazioni rilasciate e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento dipende dalla finalità del trattamento stesso. Si elencano, quindi, le differenti basi giuridiche applicate per le singole finalità del trattamento perseguite da VIDAS.

  1. per le finalità di cui ai punti da 1. a 7., “Finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per consentire all’utente di aderire ai servizi ivi richiamati e, pertanto, per soddisfare una richiesta avanzata espressamente dall’utente o di suo specifico interesse. Nel caso di conferimento di categorie particolari di dati personali inclusi nella richiesta dell’aspirante volontario/professionista per le finalità di cui al punto 5., “Finalità del trattamento”, la base giuridica è il consenso (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR). La conservazione in archivio delle candidature – anche scartate – ha come base giuridica il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS di disporre di profili analoghi anche nel prossimo futuro, controbilanciato dall’interesse del candidato di avere l’opportunità di lavorare per VIDAS verso la quale ha già manifestato gradimento
  2. per le finalità di cui al punto 8., “Finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi legali cui i Contitolari sono soggetti
  3. per le finalità di cui al punto 9., “Finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS nel mantenere attivo il rapporto instaurato dall’interessato che, con la propria azione, ha manifestato gradimento e condivisione dei principi di VIDAS. VIDAS informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, su quali sono i progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare il proprio costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Ciò è controbilanciato dalle aspettative della persona a ricevere informazioni che, riguardano temi di suo interesse e, pertanto, di suo manifestato gradimento, poiché si è attivato aderendo ad attività o progetti di VIDAS. Inoltre, altra base giuridica rispetto al trattamento dell’indirizzo e-mail per fini promozionali è rappresentato dall’art. 130, comma 4, d. lgs 196/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018 che ammette di inviare e-mail promozionali agli interessati che nel processo di adesione (es.: donazione) hanno conferito l’e-mail a condizione che non si siano opposti sin da subito o all’atto del ricevimento dell’e-mail promozionale a messaggi di tale tenore
  4. per le finalità di cui al punto 10., “Finalità del trattamento”, la base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR). In aggiunta, si ha la base giuridica del “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS di rappresentare al pubblico proprie iniziative e progetti e diffondere le testimonianze di relazione con VIDAS, al fine di sensibilizzare sulle proprie attività di sostegno e di assistenza ai malati inguaribili, nonché per creare un archivio storico delle iniziative da diffondere al pubblico per far conoscere l’evoluzione delle attività istituzionali di VIDAS. Inoltre, sono applicabili le Regole deontologiche relative al trattamento di dati personali nell’esercizio dell’attività giornalistica del 29 novembre 2018. VIDAS garantisce che testimonianze e dichiarazioni e immagini saranno diffusi per i soli scopi consentiti dalle leggi vigenti, nonché nel rispetto del decoro, della dignità e della reputazione delle persone coinvolte. VIDAS non potrà ritenersi responsabile delle conseguenze dannose eventualmente derivanti dalla diffusione di testimonianze e dichiarazioni, suoni, delle immagini e/o foto, imputabili a violazioni commesse da soggetti terzi eseguite al di fuori di ogni controllo di VIDAS. Gli interessati prendono atto che nessun compenso è dovuto a seguito dell’uso e diffusione delle testimonianze, dell’immagine e audio in questione. Resta altresì espressamente inteso ed accettato che le suddette immagini e riprese audio video sono e rimarranno di proprietà esclusiva di VIDAS
  5. per le finalità di cui al punto 11. “Finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS di analizzare la consistenza delle persone che hanno interesse alla sua attività istituzionale e le caratteristiche delle donazioni o delle richieste di informazioni sui progetti al fine di migliorare, integrare o modificare le formule di proposizione di richieste di sostegno economico e delle attività istituzionali perseguite
  6. per le finalità di cui al punto 12., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS o di un terzo per esercitare, tutelare e difendere i propri diritti.

Criteri della raccolta dei dati

La modulistica da compilare prevede sia dati che sono strettamente necessari per aderire a quanto di interesse e la cui mancata indicazione non consente di dar corso alla richiesta, sia dati di conferimento facoltativo. Pertanto, l’utente è libero di fornire i dati personali riportati nei moduli di richiesta o comunque indicati in contatti con VIDAS per richiedere informazioni o per le altre finalità dapprima elencate. In questi casi di obbligatorietà di conferimento dei dati, la loro mancanza può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto. La necessità di richiedere i dati quali obbligatori per l’adesione alle singole iniziative o per eseguire ordini o per avanzare richieste è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, quali la “pseudonimizzazione” (art. 4, comma 5, GDPR: “il trattamento dei dati personali in modo tale che i dati personali non possano più essere attribuiti a un interessato specifico senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive, a condizione che tali informazioni aggiuntive siano conservate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative intese a garantire che tali dati personali non siano attribuiti a una persona fisica identificata o identificabile”), volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per la specifica finalità del trattamento derivante dall’iniziativa o servizio (es.: donazione, candidatura, servizio attivato) cui l’interessato ha volontariamente aderito.

Fonte dei dati personali

I dati personali sono prevalentemente raccolti presso l’interessato. Non è escluso che i dati personali siano stati forniti da terzi, autonomi titolari del trattamento. Detti terzi li hanno messi a disposizione di VIDAS per fini di ampliamento e di arricchimento dei propri archivi (art. 4, comma 6, GDPR: “qualsiasi insieme strutturato di dati personali accessibili secondo criteri determinati, indipendentemente dal fatto che tale insieme sia centralizzato, decentralizzato o ripartito in modo funzionale o geografico”). Allo stato della presente versione di Privacy Policy, i terzi che hanno messo a disposizione di VIDAS dati personali sono:

  • Dataprosper Srl – via Marco Aurelio n. 6, 20127, Milano, C.F. e P. IVA 04479600233, info@dataprosper.it, 028492 9105
  • MediaAsset Spa – via Dottesio n. 8, 22100 Como (CO), C.F. e P. IVA 11305210012, info@mediaasset.it, 800587716
  • Digital Metrics Srl – Viale del Poggio Fiorito 27, 00144, Roma, C.F. e P.IVA IT09091511007 empowerconsulting@legalmail.it, 0695225680
  • Wealth X UK Limited – 8 Bouverie Street Lonond UK – England – EC4Y 8AX, VAT 04701899, contact@wealthx.com, +442038556114

Criteri usati per definire il limite della conservazione dei dati

I dati saranno mantenuti nei nostri archivi (art. 4, comma 6, GDPR: “qualsiasi insieme strutturato di dati personali accessibili secondo criteri determinati, indipendentemente dal fatto che tale insieme sia centralizzato, decentralizzato o ripartito in modo funzionale o geografico”) secondo criteri variabili in funzione della categoria del dato, della natura del trattamento e delle finalità del trattamento medesimo. I criteri o il limite preciso di conservazione sono descritti nelle informazioni da fornire ai sensi dell’art. 13, GDPR all’atto del conferimento dei dati personali. I criteri stabiliti per definire il limite della conservazione sono:

  1. per le finalità di cui al punto 1., “Finalità del trattamento”, i dati saranno conservati nei nostri archivi fintanto che è attivo l’atto di donazione, effettuato nelle sue varie forme, e per le comunicazioni connesse, anche successivamente alla conclusione del rapporto di donazione o laddove la conservazione sia indispensabile per ottemperare a obblighi legali connessi alle forme di donazione richiamate
  2. per le finalità di cui al punto 2., “Finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è limitato alla durata dell’azione di sensibilizzazione o dell’evento a cui si ha aderito
  3. per le finalità di cui al punto 3., “Finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per l’invio della Guida informativa sui lasciti testamentari o altro materiale informativo e rispondere alle richieste telefoniche e via e-mail, il che può protrarsi nel tempo se le richieste non sono soddisfatte al primo contatto o se sono integrate dall’interessato
  4. per le finalità di cui al punto 4., “Finalità del trattamento”, i dati sono conservati fintanto che l’utente è iscritto al servizio di newsletter e non ne richiede la disattivazione, opponendosi al ricevimento di altre comunicazioni inviate a mezzo della newsletter
  5. per le finalità di cui al punto 5., “Finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione alla valutazione, analisi e selezione del candidato per essere eventualmente accettato in organico da VIDAS. Il periodo della conservazione dei dati potrebbe essere esteso oltre la prima valutazione ed eventuale non interesse immediato per il profilo del candidato, qualora possa ritenersi utile per future posizioni analoghe a quelle preferite del candidato
  6. per le finalità di cui al punto 6., “Finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per rispondere alla richiesta, il che può implicare anche più contatti se non soddisfatta immediatamente oppure se l’interessato integra o varia la sua richiesta
  7. per le finalità di cui al punto 7., “Finalità del trattamento”, tutti i dati degli utenti che accedono alle pagine social di VIDAS sono conservati negli archivi per il periodo indispensabile a mantenere il contatto stabilito tramite questo canale dall’utente stesso e volontariamente protratto nel tempo in funzione dell’interesse dell’utente a conservare il proprio profilo nelle pagine di VIDAS.
  8. per le finalità di cui al punto 8., “Finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui si è soggetti. Per fini amministrativi, fiscali e contabili, dunque, i dati sono conservati per un periodo di n. 10 (dieci) anni
  9. per le finalità di cui al punto 9., “Finalità del trattamento”, i dati sono conservati fintanto che il profilo dell’interessato è in linea con i contatti personalizzati creati attraverso l’incrocio delle informazioni a nostra disposizione (sia all’interno dei propri archivi sia in archivi di terzi) e, dunque, fintanto che VIDAS ritiene siano di interesse della persona perché ne rispecchiano le caratteristiche e i comportamenti e sono, dunque, di suo specifico gradimento. La conservazione verrà meno se si manifesta opposizione in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali effettuato per il marketing diretto, con o senza profilazione (si veda “Diritti degli interessati rispetto ai dati che li riguardano”)
  10. per le finalità di cui al punto 10., “Finalità del trattamento”, i dati saranno conservati fintanto che si ritiene che le testimonianze in formato immagine e dichiarativo siano di rilievo per manifestare e rappresentare le proprie iniziative istituzionali e le dichiarazioni degli interessati che si relazionano con VIDAS e lo sviluppo della propria attività al pubblico e pertinenti agli obiettivi istituzionali di VIDAS. Per maggior precisazione, immagini, suoni e testimonianze saranno conservati nei nostri archivi fintanto che l’attività di comunicazione e il contesto delle riprese saranno oggettivamente significative per rappresentare gli eventi istituzionali e suoi sviluppi. Successivamente saranno cancellati, tramite loro distruzione e non saranno più ricostruibili, né riconducibili alle persone coinvolte. Sebbene con un arco temporale di maggiore estensione, i contenuti qui richiamati saranno conservati a fini di formazione e utilizzo di un archivio storico atto a rappresentare l’evoluzione dell’attività istituzionale e dei successi di espansione e di realizzazione dei progetti di VIDAS
  11. per le finalità di cui al punto 11., “Finalità del trattamento”, i dati personali conservati nei nostri archivi per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR
  12. per le finalità di cui al punto 12., “Finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario allo svolgimento delle singole fasi di eventuali procedimenti giudiziari o controversie che dovessero manifestarsi fino alla conclusione dei medesimi, dunque, entro termini congrui alle tempistiche segnalate dagli organismi competenti.

Decorsi i periodi sopra enunciati, i dati identificativi sono trasformati in forma anonima e usati soltanto per rapporti statistici che non consentono di risalire all’identità della persona ma che sono utili per adeguare i progetti, le iniziative promozionali e istituzionali di VIDAS. I dati personali (identificativi della persona) saranno, perciò, distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura o per esercitare, far valere o difendere un diritto di VIDAS o di un terzo in sede giudiziaria.

Luogo del trattamento dei dati

I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito hanno luogo presso la predetta sede di VIDAS e sono curati da personale autorizzato al trattamento. In caso di necessità, i dati personali raccolti attraverso il sito possono essere trattati dal personale di società terze che curano la manutenzione della parte tecnologica del sito o eseguono attività di trattamento strumentali ai servizi erogati attraverso il sito presso le proprie sedi, nonché da altri soggetti ubicati all’interno dell’Unione Europea, accuratamente selezionati e nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28, GDPR.

Trasferimento dei dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali

 

Il trattamento avviene su server di proprietà dei Contitolari e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso i Contitolari assicurano, sin d’ora, che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento, autonomi titolari del trattamento

 

  1. I Vostri dati personali possono essere trattati, sia manualmente sia elettronicamente o telematicamente, sia direttamente da VIDAS sia da soggetti terzi che, dotati di esperienza, capacità tecniche, professionalità ed affidabilità, svolgono operazioni di trattamento per conto nostro, nel rispetto della sicurezza e della riservatezza delle informazioni e da noi costantemente controllati nel loro operato. Il responsabile del trattamento è “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento” (art. 4, comma 8, GDPR) ed è vincolato da VIDAS contrattualmente, con definizione dei limiti di operatività sui dati, dei dati che può trattare e delle categorie di interessati cui sono riferiti, della natura e della finalità del trattamento, dai limiti di conservazione dei dati, dagli obblighi e dai diritti che VIDAS ha nei confronti del responsabile, e con il divieto di farne uso differente rispetto all’incarico affidato. Può, se autorizzato, formalmente, in modo generale o specifico, da VIDAS, avvalersi di altri responsabili, che sono vincolati contrattualmente dal responsabile iniziale nominato direttamente da VIDAS: le violazioni commesse da tali altri responsabili ricadono sotto la responsabilità del responsabile iniziale e non di VIDAS.

L’elenco completo ed aggiornato dei responsabili del trattamento (e, se del caso, dei responsabili nominati dal responsabile iniziale, previa nostra autorizzazione) può essere richiesto scrivendo a VIDAS all’e-mail privacy@vidas.it.

  1. I dati personali raccolti saranno resi disponibili alle persone autorizzate da VIDAS ai sensi dell’art. 29, GDPR che svolgono attività di trattamento indispensabili per il perseguimento delle finalità sopra indicate; le categorie delle persone autorizzate al trattamento sono, di volta in volta, precisate nelle informazioni da fornire ex art. 13, GDPR. In generale, sono le persone preposte all’erogazione dei servizi specifici, all’amministrazione, alla gestione dei servizi informativi, ai rapporti con donatori effettivi e potenziali, agli organizzatori di campagne promozionali e pubblicitarie, alle attività istituzionali, ai servizi web e digital.
  2. I dati saranno anche trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali alla gestione dell’atto donativo o attività amministrative connesse (es.: società e/o studi di consulenza amministrativa e fiscale, istituti bancari, circuiti delle carte di credito).
  3. I dati di donazione e codice fiscale (se conferito) saranno comunicati all’Agenzia delle Entrate per la gestione del mod. 730 precompilato laddove il donatore non abbia esercitato direttamente a VIDAS, il proprio diritto di opposizione per le donazioni effettuate entro il 31/12 dell’annualità in cui la donazione è stata erogata. L’Agenzia delle Entrate agirà in qualità di autonomo titolare del trattamento.
  4. Saranno anche trattati dai gestori delle connessioni Internet, in qualità di autonomi titolari del trattamento.
  5. Possono essere trattati da enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

 

I dati degli utenti possono essere comunicati a soggetti terzi per finalità di vario genere. Per la precisione, nel seguito si elencano le varie casistiche che comportano la comunicazione a terzi dei dati.

  1. Per fini connessi all’erogazione del servizio cui l’utente ha aderito, i dati potrebbero essere messi a disposizione di soggetti terzi, che agiranno quali autonomi titolari del trattamento, e che erogano servizi strumentali a soddisfare la richiesta dell’utente (ad esempio, emittenti le carte di credito per gestire le transazioni connesse alle donazioni). Tale comunicazione è ammessa, come riferito in “Base giuridica del trattamento”, senza il consenso dell’interessato (art. 6, comma 1, lettera b), GDPR).
  2. I dati devono essere comunicati a terzi, autonomi titolari del trattamento, poiché necessario per ottemperare a norme di legge o regolamenti. Tale comunicazione è ammessa, come riferito in “Base giuridica del trattamento”, senza il consenso dell’interessato (art. 6, comma 1, lettera c), GDPR). In particolare, i dati di donazione e codice fiscale (se conferito) saranno comunicati all’Agenzia delle Entrate per la gestione del mod. 730 precompilato laddove il donatore non abbia esercitato direttamente a VIDAS, il proprio diritto di opposizione per le donazioni effettuate entro il 31/12 dell’annualità in cui la donazione è stata erogata.
  3. I dati potranno essere comunicati anche ad organi di controllo, forze di polizia e magistratura per far valere o difendere un proprio diritto o un diritto di un terzo in sede giudiziaria. Tale comunicazione è ammessa senza il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, vale a dire in virtù del legittimo interesse di VIDAS o di un terzo a salvaguardare i propri diritti e libertà fondamentali purché non prevalgano quelli dell’interessato.
  4. Non è esclusa la possibilità che i dati personali siano oggetto di diffusione: ciò può avvenire qualora il servizio cui l’interessato ha aderito contempli tale trattamento: per esempio, potranno essere diffusi tramite i nostri canali social, anche in formato di immagine, qualora l’interessato intenda testimoniare la propria esperienza con VIDAS, diffondere le proprie opinioni sulle attività istituzionali di VIDAS o si voglia relazionare con VIDAS tramite i canali social. Tutti questi casi di diffusione dei dati avverranno previo consenso dell’interessato o, anche senza il consenso, laddove i dati siano stati resi manifestamente pubblici dall’interessato. Inoltre, saranno diffusi su nostro materiale informativo, illustrativo, in occasione di eventi aperti al pubblico o via media comunicazionali on-line e tradizionali per rappresentare l’evoluzione delle attività istituzionali di VIDAS, anche traendo tali contenuti dal proprio archivio storico.

Social media

 

Gli utenti che aderiscono alle pagine dei social media di VIDAS (fans della pagina oppure iscritti a un gruppo di followers di una determinata iniziativa o servizio o di incentivazione di donazione o adesione a un evento), decidono, con tale azione, di esplicitare la propria intenzione di voler seguire novità, commenti, evoluzioni di VIDAS. Tali utenti, successivamente al loro comportamento, possono lecitamente ricevere messaggi promozionali riguardanti gli argomenti per i quali hanno manifestatamente dichiarato, in modo implicito aderendo alla pagina, di essere interessati. L’invio di comunicazioni promozionali riguardanti un determinato servizio o azione o iniziativa o un’attività istituzionale in senso lato, effettuato da VIDAS cui fa riferimento la relativa pagina deve considerarsi lecitamente conducibile se, dal contesto e dalle modalità di funzionamento del social network, anche in funzione delle informazioni fornite spontaneamente dall’utente, può evincersi che, inequivocabilmente, l’utente ha in qualche modo espresso la propria volontà di ricevere proprio quel tipo di messaggi, con una formula comportamentale che è conclusiva di un consenso implicitamente dichiarato. Pertanto, ai sensi del provvedimento del Garante emanante linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam del 04 luglio 2013, registro dei provvedimenti n. 330, VIDAS potrà contattare gli aderenti attivi delle proprie pagine social al fine di inviare messaggi di carattere informativo e promozionale su iniziative, servizi, eventi e attività proprie per sviluppare la propria attività istituzionale.

Nel momento in cui l’utente abbandona il gruppo o smette di seguire le vicende di VIDAS o esercita il diritto di opposizione al trattamento dei dati per scopi promozionali, allora tale presupposto decade e, se VIDAS intenderà continuare a usare i dati per tali attività promozionali e istituzionali, richiederà il consenso dell’utente.

Viceversa, i dati dei contatti dell’utente primario saranno utilizzati da VIDAS previa richiesta al singolo contatto di un espresso consenso adeguatamente e previamente informato, specifico per i messaggi promozionali di VIDAS e rilasciato in forma libera.

Diritti degli interessati rispetto ai dati che li riguardano

 

Si possono esercitare, in qualsiasi momento, scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it, i diritti ex artt.15-22, GDPR nel seguito riportati:

Diritto di accesso (articolo 15, GDPR)

La persona ha il diritto di richiedere se sia in corso un trattamento dei suoi dati personali e, dunque, ha diritto di accesso alle informazioni che lo riguardano e di avere notizie su:

  1. finalità del trattamento (es.: gestione di una donazione, adesione a petizione, informazioni sui lasciti testamentari);
  2. categorie di dati personali; (es.: anagrafica, dati comportamentali di donazione)
  3. destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di Paesi terzi o organizzazioni internazionali;
  4. quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
  5. esistenza del diritto di chiedere la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali o di opporsi al loro trattamento;
  6. diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
  7. se i dati non sono raccolti direttamente dalla persona, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
  8. esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché importanza e conseguenze previste di tale trattamento per la persona. (es.: se la persona ha associato un profilo di abitudini di donazione incrociando importo elargito e frequenza di donazione e campagna promozionale).

Diritto di rettifica (articolo 16, GDPR)

La persona ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, la persona ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio” – “right to be forgotten”) (articolo 17, GDPR)

La persona ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano e si ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, per uno dei seguenti motivi:

  1. i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
  2. è revocato il consenso su cui si basa il trattamento e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento (es.: proprio legittimo interesse, adempimenti normativi o contrattuali);
  3. ci si oppone al trattamento per fini di marketing e profilazione e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;
  4. i dati personali sono stati trattati illecitamente;
  5. i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è si è soggetti.

Diritto di limitazione di trattamento (articolo 18, GDPR)

La persona ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali quando sussiste uno dei seguenti motivi:

  1. la persona contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario che si ha per verificare l’esattezza di tali dati personali;
  2. il trattamento è illecito e la persona si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; (es.: non intende che il trattamento sia svolto per fini di marketing ma solo per fini gestionali e amministrativi)
  3. benché non si abbia più bisogno dei dati ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari alla persona per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
  4. la persona si è opposta al trattamento se il trattamento è basato su propri legittimi interessi, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei propri motivi legittimi rispetto a quelli della persona.

Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento (articolo 19, GDPR)

La persona ha il diritto di richiedere che la rettifica o la cancellazione dei dati o limitazione del trattamento sia comunicata da VIDAS ad altri soggetti cui eventualmente i dati sono stati comunicati. VIDAS potrebbe non ottemperare alla richiesta, se i mezzi da impiegare sono sproporzionati rispetto al diritto alla riservatezza invocato dalla persona.

Diritto alla portabilità dei dati (“data portability”) (articolo 20, GDPR)

Questo diritto permette alla persona di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un soggetto che sottopone i suoi dati a trattamento e ha il diritto di voler trasmettere tali dati a un soggetto per uso di quest’ultimo senza impedimenti da parte del soggetto cui li ha forniti. Questo diritto può essere esercitato nei seguenti casi:

  1. il trattamento è basato sul consenso o su di un contratto o su misure precontrattuali richieste dalla stessa persona e, contemporaneamente
  2. il trattamento sia svolto con mezzi automatizzati.

La persona ha il diritto di ottenere che i suoi dati siano trasferiti direttamente da un soggetto all’altro (da quello cui li ha conferiti a quello cui vuole siano trasmessi), se tecnicamente possibile.

Diritto di opposizione (articolo 21, GDPR)

La persona ha il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati per il perseguimento del legittimo interesse di VIDASo di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali della persona che richiedono la protezione dei dati personali, anche a fini di profilazione.

Se i dati personali sono trattati per finalità di marketing, la persona ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale attività di marketing.

Processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione (articolo 22, GDPR)

La persona ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che la riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona. In particolare, ha il diritto di opporsi alla profilazione cui è sottoposto attraverso processi automatizzati.

Non si può esercitare questo diritto se la decisione:

  1. è necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto;
  2. è autorizzata dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui si è soggetti, che precisa anche misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi della persona;
  3. si basa sul consenso esplicito.

La persona ha il diritto di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione di VIDAS.

Tempi di risposta

Come stabilito dal GDPR, VIDAS risponderà alla persona entro un mese dalla richiesta, a meno che si debbano mettere in atto procedure complesse (o le richieste siano numerose) che non permettono di rispettare questo tempo. È ammesso il riscontro completo entro tre mesi dalla richiesta, ma siamo obbligati a darvene notizia, comunque, entro un mese dalla richiesta originariamente trasmessa (art. 12, comma 3, GDPR).

Reclamo all’Autorità di Controllo

 

L’interessato ha il diritto di rivolgersi all’Autorità di Controllo per far valere i propri diritti.

Per l’Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, a cui il reclamo può essere inviato all’indirizzo protocollo@pec.gpdp.it, usando il modello (https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw) messo a disposizione dall’autorità o in forma libera.

 

Che cosa sono i cookies e come sono utilizzati da VIDAS

I cookies sono informazioni salvate sul disco fisso del vostro PC e che sono inviate dal vostro browser a un Web server e che si riferiscono al vostro utilizzo della rete. Di conseguenza, permettono di conoscere i servizi, i siti frequentati e le opzioni che, navigando in rete, sono state manifestate.

Queste informazioni non sono, quindi, fornite spontaneamente e direttamente, ma lasciano traccia. I dati rilevati attraverso i cookies saranno utilizzati per esigenze di carattere tecnico, al fine di garantire un più agevole, immediato e rapido accesso al sito e ai suoi servizi e una navigazione facilitata al singolo utente.

Potranno essere utilizzati, previo consenso dell’utente, anche cookie di profilazione, per creare profili dell’utente in base alle sezioni del sito o alle azioni compiute dall’utente medesimo su questo sito o navigando in rete.

L’uso di c.d. cookies di sessione (che non sono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e sono automaticamente eliminati con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione d’identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del sito. I c.d. cookies di sessione che sono utilizzati in questo sito evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente. Viceversa, i cookies di profilazione permettono di conoscere la navigazione in rete dell’utente e rilevare i suoi interessi, le esigenze espresse e preferenze e consentono poi di creare campagne pubblicitarie o creare profili per mirare meglio, in modo personalizzato, le comunicazioni promozionali, istituzionali e di sensibilizzazione. In ogni caso, è possibile configurare il browser in modo che si sia avvisati nel momento in cui è ricevuto un cookie e decidere quindi se accettarlo.

Per conoscere la nostra politica sui cookies e le politiche cookies di terze parti, invitiamo a leggere le informazioni in forma estesa cliccando qui.

Dati di navigazione

 

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a utenti identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni e associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti medesimi. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore o simili) e altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati sono usati soltanto per ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e sono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.

La sicurezza dei Vostri dati personali

 

VIDAS adotta idonee e preventive misure di sicurezza atte a salvaguardare la riservatezza, l’integrità, la completezza, la disponibilità dei vostri dati personali. Così come stabilito dai disposti normativi che disciplinano la sicurezza dei dati personali, sono messi a punto accorgimenti tecnici, logistici e organizzativi che hanno per obiettivo la prevenzione di danni, perdite anche accidentali, alterazioni, utilizzo improprio e non autorizzato dei dati che vi riguardano.

In particolare, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative miranti a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio che potrebbe inficiare i diritti e le libertà delle persone, ivi compresa la riservatezza e la confidenzialità delle informazioni che le riguardano. Adotta criteri di sicurezza che comprendono, tra gli altri:

  1. la “pseudonimizzazione” (art. 4, comma 5, GDPR: “il trattamento dei dati personali in modo tale che i dati personali non possano più essere attribuiti a un interessato specifico senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive, a condizione che tali informazioni aggiuntive siano conservate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative intese a garantire che tali dati personali non siano attribuiti a una persona fisica identificata o identificabile”) e/o la cifratura dei dati
  2. sistemi che permanentemente salvaguardano la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento
  3. sistemi atti a ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico
  4. procedure per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

Analoghe misure preventive di sicurezza sono adottate dai soggetti terzi (responsabili del trattamento) cui abbiamo affidato operazioni di trattamento dei vostri dati per nostro conto.

D’altro canto, VIDAS non si ritiene responsabile circa le informazioni non veritiere inviate direttamente dall’interessato (esempio: correttezza dell’indirizzo e-mail o recapito postale o altri dati anagrafici), così come delle informazioni che lo riguardano e che sono state fornite da un soggetto terzo, anche fraudolentemente.

Carta di credito o altre informazioni finanziarie necessarie per le donazioni

 

Le donazioni, nelle loro varie fattispecie, possono essere effettuate con carta di credito, bonifico bancario o postale, PayPal, Satispay: VIDAS ne garantisce la massima riservatezza e sicurezza. Le informazioni finanziarie della carta di credito (numero, scadenza, generalità del titolare) potranno essere conosciute esclusivamente dall’istituto di emissione e dall’istituto di credito e piattaforme che consentono la transazione. VIDAS avrà conoscenza esclusivamente di un codice (“token”) che non ha possibilità di ricondurre all’identità del titolare della carta di credito o agli estremi della carta di credito. Infatti, la raccolta dei dati identificativi della stessa e del suo intestatario è eseguita direttamente e soltanto dall’istituto di credito e dal circuito della carta. Per maggiore trasparenza e precisione, la raccolta delle informazioni relative alla carta di credito avviene mediante il protocollo SSL (Secure Sockets Layer), il protocollo di sicurezza più diffuso, con il compito primario di assicurare la riservatezza e l’affidabilità delle comunicazioni tra il computer del donatore e il server della banca, attraverso il criptaggio dei dati a 128 bit.

Nel caso di transazioni effettuate tramite PayPal, Satispay, le misure organizzative e tecniche per garantire la transazione sono messe a punto direttamente da PayPal, Satispay e VIDAS non interviene e non può intervenire in alcun modo su tali procedure, essendo PayPal, Satispay autonomi nella gestione della transazione.

In generale, infine, VIDAS non si assume nessuna responsabilità con riferimento a utilizzi non autorizzati o fraudolenti da parte di soggetti terzi delle informazioni attinenti agli strumenti usati per la transazione necessaria per la donazione.

    1. Informativa Approfondimenti
    2. Informativa Donatori 
    3. Informativa Newsletter
    4. Informativa Personal Fundraiser
    5. Informativa Lavora con noi
    6. Informativa per la rilevazione del grado di soddisfazione del servizio di assistenza – ulteriori sondaggi
    7. Informativa per attività di digital PR
    8. Informativa per eventi formativi
    9. Informativa per lettere in memoria
    10. Informativa per donazioni sospese
    11. Richiesta Approfondimenti
    12. Informativa per eventi e raccolta immagini
    13. Informativa partecipazione ai concorsi
    14. Dati raccolti da terzi
    15. Informativa whistleblowing

 

1. Richieste di informazioni – approfondimenti

Informazioni ex art. 13, GDPR

Identità e contatti dei Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile su www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali conferiti sono raccolti direttamente presso l’interessato e sono trattati per le seguenti finalità:

  1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, per dar corso alla richiesta di informazioni e approfondimenti di interesse
  2. eseguire attività di marketing con contatti promozionali, informativi e istituzionali su progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di comunicazione e raccolta fondi, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti di donazione o caratteristiche personali, in abbinamento a informazioni desunte da propri archivi o di terzi
  3. eseguire elaborazioni statistiche sulle richieste.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale di VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

In relazione alle finalità di cui al punto 2 del capitolo “Fonte e finalità del trattamento”:

  1. VIDAS per l’esecuzione di attività di marketing diretto e con profilazione utilizza i recapiti di contatto forniti nel form, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale la persona. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per dette finalità soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti
  2. i contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea, telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail)
  3. per finalità di profilazione miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse e in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi. Tale attività di profilazione potrebbe essere condotta anche attingendo da archivi messi a disposizione da terzi.

Le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per dar corso alla richiesta di informazioni ed approfondimenti di interesse
  2. per le finalità di cui al punto 2. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a mantenere attivo il rapporto instaurato dalla persona che, compilando il form, ha manifestato gradimento e condivisione delle sue cause. VIDAS informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, su progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione volte a dimostrare il costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi.
  3. per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a valutare le caratteristiche e la tipologia di richieste delle persone che hanno interesse per le sue attività istituzionali e vi hanno aderito. Questo permetterà di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuove forme di divulgazione di materiale informativo e formativo.

Criteri della raccolta dei dati

Sono da considerarsi di conferimento obbligatorio i dati identificativi e di contatto poiché in loro assenza non sarà possibile evadere la richiesta. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”) , che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per la gestione della richiesta.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione
  2. i dati potrebbero essere comunicati a enti pubblici, alle forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria di VIDAS o di un terzo
  3. i dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il consenso dell’interessato.

Periodo di conservazione dei dati

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, i periodi di conservazione sono così definiti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per evadere completamente la richiesta, il che potrebbe protrarsi nel tempo se la richiesta non è immediatamente risolta o l’interessato intende avere ulteriori informazioni
  2. per le finalità di cui al punto 2. i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’interessato e informarlo sulle nostre attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta fondi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritiene che la persona condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”
  3. per le finalità di cui al punto 3. i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Dopo i periodi di conservazione qui descritti, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

2. Informativa donatori

Informazioni ex art. 13, GDPR

Identità e contatti dei Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile su www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita.

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali conferiti per la donazione sono raccolti direttamente presso l’interessato (“donatore”) e sono trattati per le seguenti finalità:

  1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, gestire la donazione in tutte le sue fasi e attività a ciò strumentali (quali, esemplificativamente, comunicazioni sulla donazione e regolarità nella sua attivazione o variazioni comunicate dal donatore, riepiloghi di donazione, emissione ricevute di donazione per deducibilità fiscale, invio del bollettino riservato ai donatori e informazioni sui progetti)
  2. ottemperare a norme amministrative e di altro genere obbligatorie in forza di legge nazionale vigente o in virtù di decisioni dell’Unione Europea. In particolare, i dati di donazione e codice fiscale (se conferito) saranno comunicati all’Agenzia delle Entrate per la gestione del mod. 730 precompilato laddove il donatore non abbia esercitato direttamente a VIDAS, il proprio diritto di opposizione per le donazioni effettuate entro il 31/12 dell’annualità in cui la donazione è stata erogata
  3. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali sui progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti di donazione o caratteristiche personali, in abbinamento a informazioni desunte da propri archivi o di terzi
  4. eseguire elaborazioni statistiche sulle donazioni.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale di VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

Per la finalità di cui al punto 2. del capitolo “Fonte e finalità del trattamento” il codice fiscale, se conferito dal donatore, è utilizzato per l’emissione della ricevuta di donazione a fini di deducibilità fiscale, nonché, per trasmetterlo all’Agenzia delle Entrate se il donatore non si sia formalmente opposto comunicandolo per iscritto a VIDAS.

In relazione alle finalità di cui al punto 3 del capitolo “Fonte e finalità del trattamento”:

  1. Per l’esecuzione di attività di marketing diretto e con profilazione VIDAS utilizza i recapiti di contatto forniti dal donatore stesso, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per dette finalità soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti. I contatti telefonici potranno avvenire anche senza il riscontro al “Registro Pubblico delle Opposizioni” fintanto che il rapporto di donazione è attivo o decorso un periodo di non oltre 30 giorni dalla sua cessazione
  2. i contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea, telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail)
  3. per le finalità di profilazione miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, VIDAS eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse ed in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi. Tale attività di profilazione potrebbe essere condotta anche attingendo da archivi messi a disposizione da terzi.

Le finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per dar corso alla donazione in tutte le sue fasi, con comunicazioni amministrative e gestionali sulla medesima ed invio del bollettino ai donatori
  2. per le finalità di cui al punto 2. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi legali cui VIDAS è soggetta. Per la trasmissione del codice fiscale e importi di donazione all’Agenzia delle Entrate, la base giuridica è, nella fattispecie, il provvedimento n. 34431 dell’Agenzia delle Entrate – Comunicazione all’anagrafe tributaria dei dati relativi alle erogazioni liberali ai sensi del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 30 gennaio 2018
  3. per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a mantenere attivo il rapporto instaurato dal VIDAS donatore che, con il proprio atto donativo, ha manifestato gradimento e condivisione delle sue cause. informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, sui progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Ciò è controbilanciato dalle aspettative della persona a ricevere informazioni che riguardano temi di suo interesse poiché si è attivata con la donazione. Inoltre, altra base giuridica rispetto al trattamento dell’indirizzo e-mail per fini promozionali è l’art. 130, comma 4, d. lgs 196/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018 che ammette di inviare e-mail promozionali agli interessati che nel processo di acquisto (quale è la donazione) abbiano conferito l’e-mail a condizione che non si siano opposti a messaggi di tale tenore
  4. per le finalità di cui al punto 4. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a valutare le caratteristiche delle persone che hanno interesse per le sue attività istituzionali. questo permetterà di analizzare la propensione alla donazione e le sue caratteristiche al fine di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuove forme di sostegno economico.

Criteri della raccolta dei dati

Sono da considerarsi di conferimento obbligatorio i dati identificativi, di contatto (nome, cognome, telefono, indirizzo mail), quelli relativi alla donazione e modalità di pagamento, poiché in loro assenza non potrà essere attivata la donazione né gestita amministrativamente. Fatto salvo il diritto di opposizione esercitato direttamente a VIDAS, il codice fiscale e l’importo donato saranno trasmessi all’Agenzia delle Entrate per la gestione del mod. 730 precompilato. I restanti dati sono di conferimento facoltativo e in loro assenza il donatore avrà comunque diritto di concludere il rapporto di sostegno economico. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per la gestione della donazione.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte alle attività istituzionali e strumentali (raccolta fondi, uffici amministrativi, sistemi informativi e di sicurezza)
  2. i dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 1., 3., 4., “Fonte e finalità del trattamento”
  3. i dati saranno trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali alla gestione delle donazioni o attività amministrative connesse (es.: società e/o studi di consulenza amministrativa e fiscale, circuiti delle carte di credito, PayPal, SatiSpay, istituti di credito). Saranno anche trattati quali autonomi titolari dai gestori delle connessioni Internet
  4. i dati di donazione e codice fiscale (se conferito) del donatore saranno trattati dall’Agenzia delle Entrate, in forza di legge, per la gestione del mod. 730 precompilato, nella sua qualità di autonomo titolare del trattamento, se il donatore non ha richiesto espressamente a VIDAS o all’Agenzia delle Entrate di opporsi a tale operazione.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati del donatore (e specifiche di donazione) saranno comunicati ai soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, che gestiscono la transazione, in funzione della modalità di pagamento scelta dal donatore.
  2. i dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione
  3. i dati potrebbero essere comunicati a enti pubblici, alle forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto di VIDAS o di un terzo in sede giudiziaria
  4. i dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il consenso dell’interessato.

Periodo di conservazione dei dati

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, i periodi di conservazione sono così definiti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione alla donazione in tutte le fasi. Pertanto, la conservazione per tali scopi si manterrà fintanto che il donatore ha attivo il rapporto donativo
  2. per le finalità di cui al punto 2. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui VIDAS è soggetta. Per fini amministrativi, fiscali e contabili, dunque, i dati sono conservati per un periodo di n. 10 (dieci) anni
  3. per le finalità di cui al punto 3. i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con il donatore e informarlo sulle attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta fondi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritiene che il donatore condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione potrà essere interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”
  4. per le finalità di cui al punto 4. i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Dopo i periodi di conservazione qui descritti, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

3. Informativa Newsletter

Informazioni ex art. 13, GDPR

Identità e contatti dei Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile su www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita.

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali conferiti sono raccolti direttamente presso l’interessato e sono trattati per le seguenti finalità:

  1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, per inviare la newsletter richiesta
  2. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali su progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti o caratteristiche personali
  3. eseguire elaborazioni statistiche sulle iscrizioni.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale di VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

In relazione alle finalità di cui al punto 2. del capitolo “Fonte e finalità del trattamento”:

  1. per l’esecuzione di attività di marketing diretto e con profilazione di cui al punto 2. VIDAS utilizza i recapiti di contatto forniti nel form, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale la persona. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per dette finalità soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti
  2. i contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail)
  3. per le finalità di profilazione miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, VIDAS eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse e in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi. Tale attività di profilazione potrebbe essere condotta anche attingendo da archivi messi a disposizione da terzi.

Le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento” le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, inviare la newsletter richiesta
  2. per le finalità di cui al punto 2. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a mantenere attivo il rapporto instaurato dalla persona che, con la propria iscrizione, ha manifestato gradimento e condivisione delle sue cause. VIDAS informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, sui progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione volte a dimostrare il costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi.
  3. per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a valutare le caratteristiche e la tipologia di richieste delle persone che hanno interesse per le sue attività istituzionali e vi hanno aderito. Questo permetterà di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuove forme di divulgazione di materiale informativo e formativo.

Criteri della raccolta dei dati

Sono da considerarsi di conferimento obbligatorio i dati identificativi e di contatto (nome, cognome, telefono e indirizzo mail), poiché in loro assenza non sarà possibile evadere la richiesta di invio della newsletter. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per la gestione della newsletter.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte alle attività istituzionali e strumentali (raccolta fondi, uffici amministrativi, sistemi informativi e di sicurezza)
  2. i dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 2., 3., “Fonte e finalità del trattamento”.
  3. i dati saranno trattati in qualità di autonomi titolari del trattamento dai gestori delle connessioni Internet.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione.
  2. I dati potrebbero essere comunicati a enti pubblici, alle forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto di VIDAS o di un terzo in sede giudiziaria.
  3. I dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il consenso dell’interessato.

Periodo di conservazione dei dati

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento” i periodi di conservazione sono così definiti:

  1. per le finalità di cui al punto 1., i dati saranno conservati fintanto che non ci si disiscrive dalla newsletter
  2. per le finalità di cui al punto 2. i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’interessato ed informarlo sulle attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta fondi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritiene che la persona condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”
  3. per le finalità di cui al punto 3.i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Dopo i periodi di conservazione qui descritti, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto, nonché ci si può disiscrivere dalla newsletter (anche per mezzo di apposito link presente nella stessa). In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

4. Informativa Personal Fundraiser

Informazioni ex art. 13, GDPR

Identità e contatti dei Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile su www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita.

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali conferiti compilando il modulo per creare la propria campagna di raccolta fondi sono raccolti direttamente presso l’interessato (“fundraiser”).

Sono trattati per le seguenti finalità:

  1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, gestire la registrazione quale fundraiser e attività connesse alla campagna di raccolta fondi, nonché per consentire la creazione, l’accesso, la modifica del profilo e delle caratteristiche della campagna e le funzionalità disponibili per la realizzazione della stessa
  2. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali su progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti o caratteristiche personali, in abbinamento a informazioni desunte da propri archivi o di terzi
  3. eseguire elaborazioni statistiche sulle adesioni ai progetti di raccolta fondi con coinvolgimento personale dell’utente.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale di VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

In relazione alle finalità di trattamento di cui al punto 2. di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”:

  1. Per l’esecuzione di attività di marketing diretto e con profilazione VIDAS utilizza i recapiti di contatto forniti dal fundraiser stesso, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per dette finalità soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti. I contatti telefonici potranno avvenire anche senza il riscontro al “Registro Pubblico delle Opposizioni” fintanto che il rapporto di donazione è attivo o decorso un periodo di non oltre 30 giorni dalla sua cessazione
  2. i contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea, telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail)
  3. per le finalità di profilazione miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse e in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi. Tale attività di profilazione potrebbe essere condotta anche attingendo da archivi messi a disposizione da terzi.

Le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento” le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui al punto 1., la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per gestire la registrazione quale fundraiser, gestire il profilo, consentire la creazione della campagna di raccolta fondi, nonché per attività connesse alla donazione
  2. per le finalità di cui al punto 2. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a mantenere attivo il rapporto instaurato dal fundraiser che, con la propria adesione, ha manifestato gradimento e condivisione delle sue cause. VIDAS informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, sui progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare il costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Inoltre, altra base giuridica rispetto al trattamento dell’indirizzo e-mail per fini promozionali è l’art. 130, comma 4, d. lgs 196/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018 che consente di inviare e-mail promozionali agli interessati che nel processo di acquisto (quale è la donazione) abbiano conferito l’e-mail a condizione che non si siano opposti a messaggi di tale tenore
  3. per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a valutare le caratteristiche delle persone che hanno interesse per le sue attività istituzionali. Questo permetterà di effettuare delle analisi volte a migliorare, modificare e creare la presentazione di nuove forme di coinvolgimento delle persone nelle nostre attività istituzionali e nella realizzazione di campagne di solidarietà.

Criteri della raccolta dei dati

Sono da considerarsi di conferimento obbligatorio i dati identificativi, l’e-mail, e i restanti dati del profilo contrassegnati con asterisco. Sono obbligatori, per creare la campagna, anche il titolo della pagina della raccolta, l’obiettivo, la dimensione del team e il termine della campagna e la presentazione della stessa. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per la gestione dell’attività del fundraiser.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte alle attività istituzionali e strumentali (raccolta fondi, uffici amministrativi, sistemi informativi e di sicurezza)
  2. i dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 2., 3., “Fonte e finalità del trattamento”.
  3. i dati saranno trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per la gestione delle connessioni Internet.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione.
  2. I dati potrebbero essere comunicati a enti pubblici, alle forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto di VIDAS o di un terzo in sede giudiziaria.
  3. I dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il consenso dell’interessato.

Periodo di conservazione dei dati

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento” i periodi di conservazione sono così definiti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione alla registrazione e alla fruizione dei servizi connessi alla realizzazione della campagna e alla attività del fundraiser, nonché per la gestione della donazione
  2. per le finalità di cui al punto 2. i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’interessato e informarlo sulle attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta fondi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritenga che il fundraiser condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”
  3. per le finalità di cui al punto 3. i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Dopo i periodi di conservazione qui descritti, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

5. Informativa Lavora con noi

Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS (di seguito, anche i “Contitolari” o “VIDAS”) con sede in Milano – Via Ojetti, 66 opereranno in base a un accordo di contitolarità ai sensi dell’articolo 26 del Regolamento UE 679/2016 il cui estratto è consultabile sul sito al seguente link www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita.

Fonte e finalità del trattamento, categorie di dati trattati

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato (“candidato”) mediante CV e altri dati emergenti dal colloquio di selezione, nonché indirettamente raccolti su social network dedicati al mondo del lavoro (es.: LinkedIn, Facebook). VIDAS si riserva di raccogliere direttamente da Lei – in sede di colloquio – informazioni aggiuntive relative alla Sua vita familiare, alla Sua formazione, alle Sue esperienze, al Suo pregresso trattamento economico e alle Sue aspettative. Eventuali categorie particolari di dati personali (cioè i dati personali idonei a rilevare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni di carattere religioso, filosofico, politico e sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale) non verranno presi in considerazione e, ove inseriti nel curriculum, verranno immediatamente cancellati. L’unica eccezione prevista è l’appartenenza del candidato ad una categoria protetta, informazione necessaria per valutare aspetti fiscali, amministrativi e organizzativi dell’eventuale percorso professionale del candidato presso VIDAS. Se la Sua candidatura riguardasse una posizione di lavoratore dipendente, Le verrà chiesto di inserire le suddette informazioni in un documento che servirà a VIDAS per meglio gestire la Sua richiesta di assunzione.

I Suoi dati saranno, pertanto, trattati per le seguenti finalità:

  1. selezione del personale con analisi della candidatura e creazione di profilo professionale;
  2. organizzazione delle attività propedeutiche al Suo inserimento nella struttura organizzativa di VIDAS;
  3. conservazione in archivio dei Suoi dati personali, anche nel caso la Sua candidatura sia scartata, per finalità di ricontatto in caso il Suo profilo possa essere interessante per altre posizioni;
  4. analisi statistiche sulle candidature;
  5. inviare materiale di comunicazione, informazione, sensibilizzazione, formazione (compreso l’invio di brochure inerenti alle proposte formative che di volta in volta VIDAS offre).

Modalità di trattamento

  1. I dati personali sono trattati da VIDAS con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
  2. Per l’esecuzione dei trattamenti di cui al punto 1., VIDAS eseguirà analisi – senza mezzi elettronici – incrociando le informazioni rilasciate dal candidato per creare un profilo e valutare se sia di interesse per le attività per le quali è in corso o prospettica la selezione di personale.
  3. Le eventuali “categorie particolari di dati personali” conferite saranno trattate esclusivamente per le finalità di cui al punto 1. e al punto 2. e non saranno elemento discriminante per la valutazione della candidatura.
  4. Le finalità di cui al punto 4. sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona a cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.
  5. In quanto alle finalità di cui al punto 5. si precisa che:
    1. i contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea) o elettronica (es.: e-mail, SMS);
    2. per le finalità di profilazione miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse e in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi.

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui ai punti 1. e 2. “, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie per dar corso alla richiesta di lavorare per VIDAS. Il trattamento di “categorie particolari di dati personali” (es.: dati relativi allo stato di salute) potrà avvenire soltanto sulla base giuridica del consenso (art. 9, comma 2, lettera a), GDPR) dell’interessato;
  2. per le finalità di cui al punto 3., la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS nell’avere a disposizione profili utili per inserire la persona nel proprio organico e ricontattarla. Ciò è, altresì, bilanciato dall’interesse del candidato a ricevere contatti per proposte di collaborazione con VIDAS verso cui ha già manifestato disponibilità a lavorare. Per dette finalità, per le categorie particolari di dati personali, la base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 9, comma 2, lettera a), GDPR);
  3. per le finalità di cui al punto 4., la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS per valutare la numerosità delle persone che intendono mettere a disposizione la propria prestazione d’opera e le loro caratteristiche personali e professionali e analizzare il loro profilo per adeguare le ricerche e selezione del personale;
  4. per la finalità di cui al punto 5. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.).

Criteri della raccolta dei dati

Il candidato è libero di fornire qualsiasi dato ritenga utile per presentare il proprio profilo professionale per una corretta valutazione della posizione. In ogni caso, è obbligato a fornire almeno i dati di identificazione e di contatto per poter attivare le fasi propedeutiche alla selezione del personale. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire all’interessato di presentare la candidatura e a VIDAS di analizzarla e valutare la professionalità per i propri scopi di gestione del personale.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte alla gestione delle risorse umane, alle attività istituzionali e dei servizi specifici interessati dalla posizione per cui è avanzata la candidatura, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati;
  2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento”;
  3. I dati potranno essere comunicati ad enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati potrebbero essere comunicati a forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria di VIDAS o di un terzo.
  2. I dati non sono e non saranno oggetto di diffusione.

Periodo di conservazione dei dati

Il criterio del periodo di conservazione determinato da VIDAS è il seguente:

  1. per le finalità di cui al punto 1. e al punto 2. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione alla valutazione, analisi e selezione del candidato per essere eventualmente inserito in organico di VIDAS;
  2. per le finalità di cui al punto 3., il periodo della conservazione dei dati potrebbe essere esteso oltre la prima valutazione ed eventuale non interesse immediato per il suo profilo, qualora possa ritenersi utile per future posizioni analoghe a quelle preferite del candidato. In ogni caso, i dati saranno distrutti decorsi n. 2 (due) anni per profili amministrativi e di marketing, sviluppo attività istituzionali e n. 10 (dieci) anni per posizioni nell’ambito medico-sanitario;
  3. per le finalità di cui al punto 4., i dati personali verranno conservati nei nostri archivi per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR;
  4. per le finalità di cui al punto 5., i dati personali saranno conservati negli archivi VIDAS per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’interessato e informarlo sulle proprie attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta fondi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritiene che la persona condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti degli interessati”.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che ove si rendesse necessario, VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, VIDAS assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer

 

 

 

Il Data Protection Officer può essere contattato all’e-mail DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

 

6. Informativa sul trattamento dei dati personali per la rilevazione del grado di soddisfazione del servizio di assistenza ricevuto – ulteriori sondaggi  (art. 13 Reg. UE 679/2016)

 

Identità e contatti del Titolare del trattamento

VIDAS ODV – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”).

 

Fonte dei dati e finalità del trattamento

I dati personali conferiti sono raccolti presso il caregiver (titolari della responsabilità genitoriale di minori / tutori / amministratori di sostegno / familiari / fiduciari) del paziente tramite contatto telefonico da parte del personale e/o volontari VIDAS e sono trattati per le seguenti finalità:

  1. richiesta di partecipazione al questionario (on-line o telefonico o con altri strumenti, anche cartacei) per la rilevazione del gradimento del servizio di assistenza ricevuto dal paziente e invio del relativo messaggio
  2. richiesta di partecipazione al questionario (on-line o telefonico o con altri strumenti, anche cartacei) allo scopo di effettuare sondaggi e ricerche sui servizi e sulle attività istituzionali di VIDAS
  3. analisi ed elaborazione delle risposte raccolte in caso di partecipazione ai sondaggi/questionari
  4. eseguire elaborazioni statistiche sulle risposte.

 

Modalità del trattamento

  1. I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.
  2. La partecipazione ai sondaggi è completamente volontaria e si può scegliere a quali domande rispondere, senza alcuna conseguenza in caso di mancata risposta.
  3. L’elaborazione delle risposte può comportare la creazione di insiemi e profili di gradimento, pareri e opinioni, senza utilizzo di strumenti elettronici, e non comporta alcuna discriminazione ma è atta a meglio analizzare le aree che necessitano di miglioramento dei servizi prestati.
  4. Le finalità di cui ai punti 3. e 4., “Fonte dei dati e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

 

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui ai punti 1. e 2. la base giuridica è il consenso (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR). Soltanto se è stato espresso positivamente il consenso durante il colloquio telefonico, i dati personali saranno trattati per finalità di sondaggi; se espresso negativamente, i dati personali non saranno trattati e trasformati in forma anonima per fini meramente statistici
  2. per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR, poiché il trattamento è necessario per l’adempimento di obblighi nei confronti dell’interessato. È applicabile anche la base giuridica del “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS nel conoscere le opinioni sui propri servizi al fine di correggerli e migliorarli
  3. per le finalità di cui al punto 4. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS per valutare i servizi e le attività istituzionali di VIDAS e migliorarne la qualità, nonché creare nuovi servizi a favore della propria utenza effettiva o potenziale e progettare nuove attività nella gamma di quelle già contemplate tra gli obiettivi istituzionali.

 

Criteri di raccolta dei dati

Tutti i dati sono di conferimento facoltativo e in loro assenza l’unica conseguenza sarà l’impossibilità di inviare il messaggio e gestire la partecipazione all’indagine. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per la gestione dell’indagine.

 

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. Le persone autorizzate al trattamento appartengono alla Direzione Socio-Sanitaria, agli uffici amministrativi e ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati
  2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 3. e 4., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”. Per la somministrazione dei questionari di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento” e le analisi statistiche conseguenti, il responsabile è: IPSOS – Via Tolmezzo 15 – 20132 Milano (MI).
  3. Possono essere comunicati a enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione
  2. I dati potrebbero essere comunicati a forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria di VIDAS o di un terzo
  3. I dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione

 

Periodo di conservazione dei dati

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, i periodi di conservazione sono così definiti:

  1. per le finalità di cui ai punti 1. e 2. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per l’invio del messaggio e la somministrazione dei sondaggi sui servizi assistenziali ed istituzionali di VIDAS o fintanto che non è revocato il consenso
  2. per le finalità di cui al punto 3. i dati sono conservati per il periodo necessario all’analisi delle risposte
  3. per le finalità di cui al punto 4. i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

 

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di ulteriori messaggi di proposta di adesione a sondaggi. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

 

 

7. Informativa sul trattamento dei dati personali per attività di digital PR

 

Chi tratta i miei dati personali (a seguire, “dati”)?

Il Titolare del trattamento è VIDAS ODV (di seguito “VIDAS”).

I Suoi dati potranno essere trattati da Responsabili esterni di VIDAS, quali la società Aragorn s.r.l. con sede legale in Milano in via Vittoria Colonna 49, appositamente designati mediante un contratto di nomina e dalle persone autorizzate al trattamento da VIDAS.

Sede legale del Titolare: Via Ojetti, 66 Milano

Come posso contattare il responsabile della protezione dei dati?

Dati di contatto del Data Protection Officer (DPO) privacy@vidas.it

Quali miei dati sono trattati?

Nome Cognome Indirizzo e-mail

Per quali finalità il Titolare tratterà i miei dati?

Coinvolgerla nella diffusione/condivisione a titolo gratuito delle iniziative/eventi promossi da VIDAS e/o a cui VIDAS ha aderito.

I suoi dati personali potranno essere inseriti in un elenco che sarà utilizzato per l’invio di una comunicazione contenente i dettagli dell’iniziativa/evento.

Qual è la fonte e quale il fondamento di liceità del trattamento?

I Suoi dati personali provengono da fonti accessibili al pubblico (facebook, instagram, twitter, etc.). Il trattamento dei Suoi dati personali è eseguito in virtù dell’art. 6, paragrafo 1 lett. f) del Regolamento Europeo 2016/679 sulla base di un legittimo interesse di VIDAS. Tale trattamento è necessario per il perseguimento dei compiti dell’Associazione tra i quali rientra la diffusione di notizie, informazioni sui servizi erogati da VIDAS. In qualsiasi momento può opporsi al trattamento scrivendo una mail al DPO all’indirizzo privacy@vidas.it 

A chi verranno comunicati i miei dati?

I dati non saranno comunicati a terzi.

Per quanto tempo saranno conservati i miei dati?

I Suoi dati verranno conservati per il tempo necessario per la realizzazione dell’iniziativa e per la realizzazione di iniziative analoghe.

Quali sono i miei diritti?

Rispetto ai Suoi dati personali Lei ha diritto di ottenerne •accesso •rettifica •cancellazione •limitazione del trattamento •opposizione al trattamento. Per ulteriori approfondimenti si rinvia agli artt.15-22 del Reg. UE 679/2016. Può esercitare i Suoi diritti scrivendo all’indirizzo mail del DPO: privacy@vidas.it

A chi posso presentare reclamo?

Qualora Lei ritenga che i Suoi diritti siano stati violati ha diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali tramite la modalità indicata sul sito www.garanteprivacy.it.

Posso rivolgermi alla Magistratura?

Sì. Qualora Lei ritenga che i Suoi diritti siano stati violati ha diritto di presentare ricorso giurisdizionale in alternativa al reclamo al Garante.

8. Informativa sul trattamento dei dati personali art. 13 Reg. UE 679/2016 per eventi formativi

La presente informativa le viene rilasciata da VIDAS ODV e Fondazione VIDAS, con sede in Via Ojetti, 66 – 20151 – Milano (di seguito anche “VIDAS”), in qualità di Co-Titolari del trattamento dei dati personali degli utenti che intendono iscriversi agli eventi formativi organizzati da/presso i locali VIDAS o da remoto e rivolti ai professionisti e non, interessati all’aggiornamento su tematiche prevalentemente inerenti le cure palliative. In ottemperanza a quanto stabilito dall’art. 26, comma 2, GDPR il contenuto essenziale dell’accordo di Co-Titolarità è disponibile all’indirizzo www.vidas.it.

FINALITÀ
I dati da lei forniti in occasione della sua iscrizione e gli eventuali log di accesso alla piattaforma utilizzata (in caso di partecipazione alla formazione erogata a distanza) vengono trattati per le seguenti finalità:
1) gestione della sua partecipazione ai suddetti eventi e garanzia, ove previsto, dell’attribuzione di crediti formativi. Nello specifico i suoi dati personali potranno essere:
a. utilizzati per l’invio del materiale didattico, della customer satisfaction e del test finale di apprendimento quando previsto, oltre che degli attestati relativi all’evento a cui si sta iscrivendo, nonché per comunicazioni informative pertinenti agli eventi formativi a cui si è aderito (es.: organizzazione dei corsi, modifica argomenti trattati, date e orari sulla tenuta degli eventi formativi) e per adempimenti gestionali e amministrativi
b. comunicati a Regione Lombardia, ad altri Enti territoriali, ad altri Enti (pubblici o privati) e ad Associazioni professionali coinvolte a vario titolo nel programma di accreditamento formativo a cui VIDAS aderisce (es. sistema ECM-CPD)

2) invio di materiale di comunicazione, informazione, sensibilizzazione, formazione (compreso l’invio di brochure inerenti le proposte formative che di volta in volta VIDAS offre) nonché per finalità di contatto successivo, ad esempio mediante questionari telefonici o via mail, per la rilevazione dell’efficacia della formazione ricevuta

3) invio di materiale di comunicazione, informazione, sensibilizzazione, formazione (compreso l’invio di brochure inerenti le proposte formative che di volta in volta VIDAS offre) nonché per finalità di contatto successivo, ad esempio mediante questionari telefonici o via mail, per la rilevazione dell’efficacia della formazione ricevuta

4) raccolta fondi tramite telefono, sms, e-mail, posta e per poter ricevere comunicazioni in anteprima relative a tutti gli eventi e le iniziative di raccolta fondi (es. concerti, inaugurazioni etc.) proposte da VIDAS

5) eventuale diffusione di immagini in formato video o fotografico o altri contenuti multimediali realizzati in occasione degli eventi formativi per fini di diffusione degli stessi su propri canali di comunicazione (es. sito internet, social media) o nel contesto di convegni, congressi o manifestazioni aperte al pubblico di carattere divulgativo, nonché per formare archivi storici degli eventi di VIDAS. Un eventuale uso delle immagini a fini pubblicitari potrà avvenire solo dietro suo esplicito consenso, che le sarà chiesto specificamente

6) elaborazioni statistiche sulle partecipazioni agli eventi

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO E CRITERI DI RACCOLTA DEI DATI

Base giuridica per la finalità 1) è l’articolo 6, par. 1 lett. b) del GDPR, in quanto il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto. Il conferimento dei suoi dati è facoltativo, tuttavia la mancata fornitura dei dati personali richiesti non ci consentirà di gestire la sua iscrizione e partecipazione all’evento.

Base giuridica per la finalità 2) è l’articolo 6, comma 1, lettera c) del GDPR, in quanto il trattamento è necessario per adempiere a obblighi di legge cui i Co-Titolari sono soggetti. Il conferimento dei dati richiesti è obbligatorio e in assenza non sarà possibile adempiere a detti obblighi legali.

I suoi dati di contatto saranno trattati per la finalità 1) per il periodo necessario al perseguimento della finalità stessa più un tempo aggiuntivo di n. 5 (cinque) anni per dare risposta alle eventuali richieste degli interessati relative agli attestati di partecipazione o per richieste inerenti l’assegnazione di crediti formativi (ove previsto).

Per la finalità 2) i dati sono conservati per il periodo imposto dalle singole leggi, regolamenti cui si deve ottemperare. Per fini fiscali i dati sono conservati per un massimo di n. 10 (dieci) anni.

I suoi dati di contatto saranno conservati per la finalità 3) e la finalità 4) finché si ritiene che la persona sia sempre interessata alle comunicazioni informative e di sensibilizzazione proposte da VIDAS per sostenere le proprie attività istituzionali e, comunque, fino all’eventuale opposizione da esercitare secondo le modalità di seguito riportate.

Per la finalità 5), i dati e le immagini saranno conservati per un periodo che si ritiene congruo a rappresentare gli eventi istituzionali e, in particolare, formativi di VIDAS e darne conoscenza al pubblico fintanto che hanno significato sostanziale, fatto salvo il diritto di opposizione da esercitare nei modi sotto indicati.

Per la finalità 6), i dati identificativi saranno conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali sono trattati dai Co-Titolari con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Per le finalità 3) e 4), i contatti saranno eseguiti attraverso strumenti tradizionali (es.: posta e telefono con operatore) ed automatizzati (es.: e-mail).
Per la finalità 5), i dati potranno essere trattati da VIDAS attraverso elaborazione – parziale o totale – per costruire altri materiali di comunicazione anche in abbinamento a contenuti già disponibili. Tutto il materiale raccolto sarà utilizzato nel rispetto del decoro e della dignità delle persone.
La finalità 6) è perseguita con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona a cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE – RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO, PERSONE AUTORIZZATE AL TRATTAMENTO, AUTONOMI TITOLARI DEL TRATTAMENTO
I dati personali potranno essere comunicati a terzi, in particolare a enti pubblici e amministrazioni per ottemperare a norme di legge o regolamento oppure se richiesto da forze dell’ordine o magistratura. Tali soggetti agiranno in qualità di titolari del trattamento per quanto di loro competenza.
Saranno anche comunicati a Regione Lombardia, ad altri Enti territoriali, ad altri Enti (pubblici o privati) e ad Associazioni professionali coinvolte a vario titolo nel programma di accreditamento formativo a cui VIDAS aderisce (es. sistema ECM-CPD).
Le immagini in formato video e fotografico saranno diffuse al pubblico, previo eventuale consenso dell’interessato, su media digitali e non, TV, brochure o in occasione di eventi pubblici, congressi, convegni. Tali soggetti agiranno in qualità di titolari del trattamento per quanto di loro competenza.
Per le finalità 3), 4), 5), 6) i dati possono essere trattati da responsabili del trattamento preposti ai servizi connessi.
Per la finalità 5) i dati saranno diffusi previo consenso dell’interessato attraverso canali digitali e non digitali.
Le persone autorizzate al trattamento sono quelle preposte all’organizzazione degli eventi formativi, all’amministrazione, alle attività statutarie, alla raccolta fondi, nonché ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.

I suoi dati di contatto saranno trattati per la finalità 1) per il periodo necessario al perseguimento della finalità stessa più un tempo aggiuntivo di n. 5 (cinque) anni per dare risposta alle eventuali richieste degli interessati relative agli attestati di partecipazione o per richieste inerenti l’assegnazione di crediti formativi (ove previsto).

Per la finalità 2) i dati sono conservati per il periodo imposto dalle singole leggi, regolamenti cui si deve ottemperare. Per fini fiscali i dati sono conservati per un massimo di n. 10 (dieci) anni.

I suoi dati di contatto saranno conservati per la finalità 3) e la finalità 4) finché si ritiene che la persona sia sempre interessata alle comunicazioni informative e di sensibilizzazione proposte da VIDAS per sostenere le proprie attività istituzionali e, comunque, fino all’eventuale opposizione da esercitare secondo le modalità di seguito riportate.

Per la finalità 5), i dati e le immagini saranno conservati per un periodo che si ritiene congruo a rappresentare gli eventi istituzionali e, in particolare, formativi di VIDAS e darne conoscenza al pubblico fintanto che hanno significato sostanziale, fatto salvo il diritto di opposizione da esercitare nei modi sotto indicati.

Per la finalità 6), i dati identificativi saranno conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima.

DURATA DEL TRATTAMENTO
I suoi dati di contatto saranno trattati per la finalità 1) per il periodo necessario al perseguimento della finalità stessa più un tempo aggiuntivo di n. 5 (cinque) anni per dare risposta alle eventuali richieste degli interessati relative agli attestati di partecipazione o per richieste inerenti l’assegnazione di crediti formativi (ove previsto).

Per la finalità 2) i dati sono conservati per il periodo imposto dalle singole leggi, regolamenti cui si deve ottemperare. Per fini fiscali i dati sono conservati per un massimo di n. 10 (dieci) anni.

I suoi dati di contatto saranno conservati per la finalità 3) e la finalità 4) finché si ritiene che la persona sia sempre interessata alle comunicazioni informative e di sensibilizzazione proposte da VIDAS per sostenere le proprie attività istituzionali e, comunque, fino all’eventuale opposizione da esercitare secondo le modalità di seguito riportate.
Per la finalità 5), i dati e le immagini saranno conservati per un periodo che si ritiene congruo a rappresentare gli eventi istituzionali e, in particolare, formativi di VIDAS e darne conoscenza al pubblico fintanto che hanno significato sostanziale, fatto salvo il diritto di opposizione da esercitare nei modi sotto indicati.

Per la finalità 6), i dati identificativi saranno conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima.

LUOGO DEL TRATTAMENTO E TRASFERIMENTO DEI DATI IN PAESI EXTRA-UE

Il trattamento dei dati personali avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che VIDAS, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso VIDAS assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49 del GDPR).

COME ESERCITARE I SUOI DIRITTI E COME PRESENTARE RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
Per avere piena chiarezza sulle operazioni che le abbiamo riferito e controllare il trattamento dei suoi dati, può esercitare i diritti ex artt. 15-22 del GDPR, quali la cancellazione, la limitazione, l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione dei suoi dati, o ancora per richiedere di trasformarli in forma anonima, e per revocare il suo consenso può scrivere al Data Protection Officer (DPO) all’indirizzo mail DPO@vidas.it. In alternativa può contattarci presso VIDAS, Via Ojetti 66, 20151 a Milano oppure all’e-mail privacy@vidas.it. Limitatamente agli stessi diritti, per l’ambito formativo (compreso l’invio di brochure inerenti le proposte formative che di volta in volta VIDAS offre), può inviare un’e-mail a segreteria.csf@vidas.it. Può presentare reclamo all’Autorità di Controllo competente ai sensi dell’art. 77 del GDPR, fatta salva la possibilità di ricorrere direttamente all’autorità giudiziaria. L’Autorità di Controllo in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it. È possibile esporre reclamo utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

DATA PROTECTION OFFICER
Il Data Protection Officer può essere contattato all’e-mail DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

9. Informativa sul trattamento dei dati personali art. 13 Reg. UE 679/2016 per lettere in memoria

La presente informativa Le è rilasciata da Associazione e Fondazione Vidas con sede in Via Ojetti, 66 – 20151 – Milano (di seguito, anche “VIDAS” o i “Co-Titolari”), in qualità di Co-Titolari del trattamento dei dati personali in quanto destinataria/o di una lettera in memoria a seguito di donazione ricevuta da VIDAS nel ricordo di un suo caro. In ottemperanza a quanto stabilito dall’art. 26 del Reg. UE 679/2016 (a seguire, “GDPR”) un estratto dell’accordo di co-titolarità è disponibile al seguente indirizzo www.vidas.it.

FONTI DEI DATI E CATEGORIE DI DATI TRATTATI

Se lei ha ricevuto una lettera in memoria, i suoi dati potrebbero essere stati raccolti presso il donatore che ha scelto di effettuare una donazione a VIDAS in ricordo del suo familiare, oppure direttamente presso VIDAS se il suo familiare è stato un assistito dell’Associazione.

I dati personali oggetto di trattamento ricomprendono: nome, cognome, nome defunto, cognome del defunto, indirizzo di residenza o domicilio.

Base giuridica per la finalità del trattamento è data dall’articolo 6, par. 1 lett. f); in quanto il trattamento si rende necessario per il perseguimento di un legittimo interesse dei Co-Titolari del trattamento o di terzi, cioè dall’interesse legittimo di VIDAS – Ente senza scopo di lucro – e del donatore a commemorare il ricordo del suo caro.

I suoi dati saranno conservati in forma automatizzatadati verranno trattati per i tempi di volta in volta previsti dalla normativa applicabile.

In relazione alle attività di trattamento dei dati sopra descritte lei o la persona che assiste potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti che le sono riconosciuti dalla normativa in materia di protezione dei dati (artt. 15 e seguenti del Regolamento UE 679/2016), e in particolare:

  1. il diritto di chiedere conferma dell’esistenza o meno di un trattamento di dati personali che la riguardano e, in caso, ottenere l’accesso tramite una specifica richiesta;
  2. il diritto di conoscere il contenuto, l’origine, le modalità di trattamento e verificarne l’esattezza;
  3. il diritto di chiedere l’integrazione, l’aggiornamento, la rettifica o (nei casi previsti) la cancellazione dei suoi dati;
  4. il diritto di limitare od opporsi al trattamento per motivi legittimi nonché il diritto di revocare il proprio consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento già avvenuto.

L’esercizio dei suddetti diritti è possibile rivolgendosi, sia per i trattamenti che ricadono nella titolarità di VIDAS sia per quelli che ricadono nella Co-titolarità di VIDAS ODV e Fondazione VIDAS al Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer “DPO”) scrivendo al seguente indirizzo mail: privacy@vidas.it.

Infine, qualsiasi sua contestazione relativa ai trattamenti sopra descritti potrà essere oggetto di reclamo al Garante

Per avere ulteriori informazioni in merito al trattamento dei suoi dati può scrivere al Responsabile della Protezione dei Dati all’indirizzo mail privacy@vidas.it.

10. Informativa sul trattamento delle donazioni sospese ec art. 13 GDPR. 

I dati personali sono stati ottenuti nel processo di donazione non andato a buon fine e sono stati raccolti direttamente presso l’interessato (“donatore potenziale”). Sono trattati per le seguenti finalità:

  1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, gestire le anomalie del processo di donazione segnalando al donatore potenziale la mancata conclusione dell’atto donativo
  2. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali sui progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche
  3. eseguire elaborazioni statistiche sulle donazioni non andate a buon fine.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale di VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

In relazione alle finalità di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento”:

  1. per l’esecuzione di attività di marketing diretto VIDAS utilizza i recapiti di contatto forniti dal donatore potenziale e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per dette finalità soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti
  2. i contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea, telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail)

Le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per gestire l’anomalia segnalando al donatore potenziale che il processo donativo non si è correttamente concluso nonché comprenderne le ragioni e la volontà
  2. per le finalità di cui al punto 2. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a mantenere attivo il rapporto instaurato dal donatore potenziale che, con la propria azione di atto donativo, sebbene non concluso, ha manifestato gradimento e condivisione delle sue cause. VIDAS informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, sui progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Ciò è controbilanciato dalle aspettative della persona a ricevere informazioni che riguardano temi di suo interesse poiché si è attivata con interesse per eseguire una donazione
  3. per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a valutare le caratteristiche delle persone che hanno interesse per le sue attività istituzionali e delle anomalie che hanno impedito la conclusione dell’atto donativo. Questo permetterà di analizzare le casistiche e migliorare il processo di transazione e di impostazione delle donazioni.

Criteri della raccolta dei dati

Tutti i dati conferiti facoltativamente dall’interessato durante il processo di donazione non andato a buon fine sono strumentali alla gestione dell’anomalia. La necessità di individuare quali dati trattare è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per la gestione dell’anomalia della donazione.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte alle attività istituzionali e strumentali (uffici amministrativi, raccolta fondi, sistemi informativi e di sicurezza)
  2. i dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 2., 3., “Fonte e finalità del trattamento”
  3. i dati saranno trattati dai gestori delle connessioni Internet, autonomi titolari del trattamento.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione
  2. i dati potrebbero essere comunicati a enti pubblici, alle forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto di VIDAS o di un terzo in sede giudiziaria
  3. i dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il consenso dell’interessato.

Periodo di conservazione dei dati

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, i periodi di conservazione sono così definiti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per segnalare l’anomalia ed analizzarla. Pertanto, la conservazione per tali scopi si manterrà fintanto che il problema connesso alla mancata donazione non sia stato appurato e, comunque, dopo un massimo di due tentativi di segnalazione a mezzo e-mail al mancato donatore
  2. per le finalità di cui al punto 2. i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con il donatore potenziale e informarlo sulle attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta fondi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritenga che la persona condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione potrà essere interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”
  3. per le finalità di cui al punto 3. i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Dopo i periodi di conservazione qui descritti, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo www.garanteprivacy.it

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

11. Richiesta Approfondimenti

Informazioni ex art. 13, GDPR

Identità e contatti dei Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile o su www.vidas/accordocontitolari.it.

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali sono stati attinti da varie fonti e trattati per le seguenti finalità:

  1. inviare comunicazioni informative e promozionali su progetti e attività di VIDAS
  2. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali sui nostri progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti di donazione o caratteristiche personali
  3. eseguire elaborazioni statistiche sugli invii e caratteristiche dei destinatari.

Modalità del trattamento

  1. I dati personali sono trattati da VIDAS con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
  2. I contatti di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento” potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea, telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail).
  3. Per le finalità di profilazione di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento”, miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, VIDAS eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse ed in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi
  4. Le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento

  1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS nell’informare le persone potenzialmente interessate ai progetti e alle attività di VIDAS
  2. per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS nel mantenere attivo il rapporto con l’interessato ed informarlo sulla propria attività e, in particolare, su quali sono i progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare il proprio costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi.
  3. per le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS per valutare le caratteristiche delle persone che sono contattate da VIDAS. Ciò ci permetterà di analizzare il mercato di riferimento e le sue caratteristiche al fine di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuovi progetti.

Criteri della raccolta dei dati

La necessità di trattare i dati personali è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per il contatto.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte al servizio donatori, alle attività istituzionali, all’amministrazione, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.
  2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui a “Fonte e finalità del trattamento”.
  3. Possono essere comunicati da enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione.
  2. I dati potrebbero essere comunicati a forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria di VIDAS o di un terzo.
  3. I dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il consenso dell’interessato.

Periodo di conservazione dei dati

  1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione agli invii programmati.
  2. per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con la persona ed informarla sulle nostre attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta di fondi a sostegno dei nostri valori e principi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritiene che la persona condivida i nostri principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti degli interessati ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”.
  3. per le finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati personali conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Dopo i periodi di conservazione qui spiegati, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS   avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt. 15-22, GDPR

Scrivendo a VIDAS del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

12. Informativa per eventi e raccolta immagini

Identità e contatti dei Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile su www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita

 

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali conferiti sono raccolti direttamente presso l’interessato e sono trattati per le seguenti finalità:

  1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, consentire l’iscrizione agli eventi organizzati da/presso i locali VIDAS
  2. eseguire attività di marketing con contatti promozionali, informativi e istituzionali su progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di comunicazione e raccolta fondi, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti di donazione o caratteristiche personali
  3. eseguire elaborazioni statistiche sulle iscrizioni e tipologia di evento a cui si è aderito.
  4. diffusione di immagini in formato video o fotografico, testimonianze e dichiarazioni per far conoscere le attività istituzionali o le testimonianze di rapporto con i contitolari al pubblico, attraverso vari canali di comunicazione (on-line e off-line) e formare archivi storici degli eventi di VIDAS. Dette riprese saranno eseguite da VIDAS o da terzi a ciò incaricati o direttamente riprese dalla persona cui sono riferiti. La diffusione avrà il solo fine di diffonderli al pubblico – su proprio materiale informativo e/o publi-redazionale, e/o sito Internet, canali social e/o in occasione di nostri eventi pubblici e/o su media quali carta stampata e TV e altri canali di diffusione digitali e non destinati al pubblico – per far conoscere e documentare iniziative, progetti e attività istituzionali. Detti dati non saranno utilizzati per ulteriori finalità;
  5. trasmissione e diffusione delle immagini in formato video e/o fotografico, testimonianze e/o dichiarazioni a nostri eventuali partner di progetto;

 

 

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale di VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

In relazione alle finalità di cui al punto 2 del capitolo “Fonte e finalità del trattamento”:

  1. VIDAS per l’esecuzione di attività di marketing diretto e con profilazione utilizza i dati di contatto forniti nel form, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale la persona. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per dette finalità soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti
  2. i contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea, telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail)
  3. per finalità di profilazione miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse e in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi.
  4. per le finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati potranno essere trattati da VIDAS attraverso elaborazione – parziale o totale – per costruire altri materiali di comunicazione anche in abbinamento a contenuti già disponibili;

 

Le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

 

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per la gestione della sua iscrizione e partecipazione agli eventi organizzati da/presso i locali VIDAS.
  2. Per le finalità di cui al punto 2. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a mantenere attivo il rapporto instaurato dalla persona che, compilando il form, ha manifestato gradimento e condivisione delle sue cause. VIDAS informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, su progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione volte a dimostrare il costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi.
  3. per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a valutare le caratteristiche e la tipologia di adesioni ad eventi delle persone che hanno interesse per le sue attività istituzionali e vi hanno aderito. Questo permetterà di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuove forme di divulgazione di materiale informativo e formativo.
  4. per le finalità di cui al punto 4. le basi giuridiche sono rappresentate da: (i) consenso (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR), (ii) legittimo interesse (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS o di un terzo a rappresentare al pubblico proprie iniziative e progetti e diffondere le testimonianze di relazione con VIDAS, al fine di sensibilizzare sulle proprie attività di sostegno ed assistenza ai malati inguaribili, nonché per creare un archivio storico delle iniziative da diffondere al pubblico per far conoscere l’evoluzione delle attività istituzionali di VIDAS. Inoltre, sono applicabili le Regole deontologiche relative al trattamento di dati personali nell’esercizio dell’attività giornalistica del 29 novembre 2018;
  5. per le finalità di cui al punto 5. la base giuridica è il consenso (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR);

 

 

Criteri della raccolta dei dati

Sono da considerarsi di conferimento obbligatorio i dati identificativi e di contatto e l’evento di cui si ha interesse poiché in loro assenza non sarà possibile evadere la richiesta. Non è, viceversa, obbligatorio rilasciare i dati relativi all’immagine o alle testimonianze; in loro assenza, la finalità della gestione dell’evento potrà essere comunque perseguita. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”) , che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per la gestione dell’adesione all’evento e relativa iscrizione.

 

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

 

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione
  2. i dati potrebbero essere comunicati a enti pubblici, alle forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria di VIDAS o di un terzo
  3. È prevista la diffusione dei dati in formato immagine e/o fotografico e/o testimoniale e/o dichiarativo, con o senza identificativi personali.
  4. I dati in formato immagine video e fotografica, testimonianze potranno essere diffuse anche dai partners di progetto VIDAS qualora l’interessato abbia espresso consenso a tale comunicazione.

 

 

Periodo di conservazione dei dati

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, i periodi di conservazione sono così definiti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per finalizzare e gestire l’iscrizione nonché per le fasi di esecuzione dell’evento / degli eventi organizzati da / presso VIDAS
  2. per le finalità di cui al punto 2. i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’interessato e informarlo sulle nostre attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta fondi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritiene che la persona condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”
  3. per le finalità di cui al punto 3. i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.
  4. per le finalità di cui al punto 4. Immagini in formato video, fotografico e testimonianze o dichiarazioni sono conservati fintanto che si ritiene che il contesto sia significativo per rappresentare le attività istituzionali di VIDAS, ivi compresi eventi aperti al pubblico. Inoltre, saranno conservati per ulteriore periodo a fini di creazione di un archivio storico delle attività istituzionali di VIDAS e della sua evoluzione nella sensibilizzazione della collettività verso le attività di VIDAS;
  5. per le finalità di cui al punto 5. immagini in formato video, fotografico e testimonianze o dichiarazioni sono conservati comunque nei nostri archivi, mentre copia ne sarà fornita ai nostri partner di progetto;

 

Dopo i periodi di conservazione qui descritti, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

 

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

 

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

 

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

 

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

13. Informativa partecipazione ai concorsi

Informazioni ex art. 13, GDPR

Identità e contatti dei Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile su www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita.

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali conferiti sono raccolti direttamente presso l’interessato e sono trattati per le seguenti finalità:

  1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, gestire l’iscrizione e partecipazione al concorso. In tale contesto, le opere vincitrici e i riferimenti dell’autore saranno diffusi anche con relativa pubblicazione rivolta al pubblico.
  2. Integrare le opere all’interno del proprio archivio storico per rappresentare al pubblico l’evoluzione dell’attività istituzionale e le iniziative organizzate.
  3. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali su progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti o caratteristiche personali, in abbinamento a informazioni desunte da propri archivi o di terzi
  4. eseguire elaborazioni statistiche sulle iscrizioni.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale di VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

In relazione alle finalità di cui al punto 3. del capitolo “Fonte e finalità del trattamento”:

  1. per l’esecuzione di attività di marketing diretto e con profilazione di cui al punto 3. VIDAS utilizza i recapiti di contatto forniti nel form, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale la persona. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per dette finalità soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti
  2. i contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail)
  3. per le finalità di profilazione miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, VIDAS eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse e in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi. Tale attività di profilazione potrebbe essere condotta anche attingendo da archivi messi a disposizione da terzi.

Le finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento” le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, gestire l’iscrizione e la partecipazione al concorso, ivi compresa la diffusione della pubblicazione delle opere vincitrici con riferimenti identificativi dell’autore.
  2. Per le finalità di cui al punto 2. la base giuridica è il legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS di far conoscere al pubblico utilizzando il proprio archivio storico le proprie iniziative e l’evoluzione della propria attività istituzionale.
  3. per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a mantenere attivo il rapporto instaurato dalla persona che, con la propria iscrizione, ha manifestato gradimento e condivisione delle sue cause. VIDAS informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, sui progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione volte a dimostrare il costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi.
  4. per le finalità di cui al punto 4. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a valutare le caratteristiche e la tipologia di richieste delle persone che hanno interesse per le sue attività istituzionali e vi hanno aderito. Questo permetterà di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuove forme di divulgazione di materiale informativo e formativo.

Criteri della raccolta dei dati

Sono da considerarsi di conferimento obbligatorio i dati identificativi e di contatto (nome, cognome, telefono e indirizzo mail), poiché in loro assenza non sarà possibile evadere la richiesta di iscrizione e partecipazione al concorso. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per l’iscrizione e la gestione del concorso.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. i dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 2., 3., “Fonte e finalità del trattamento”
  2. I dati saranno trattati dalla giuria composta da docenti e professionisti dell’Accademia, autonomo titolare del trattamento, insieme a una rappresentanza VIDAS.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione.
  2. I dati potrebbero essere comunicati a enti pubblici, alle forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto di VIDAS o di un terzo in sede giudiziaria.
  3. I dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il consenso dell’interessato. In deroga a ciò, le opere vincitrici e i riferimenti identificativi dell’autore saranno diffusi in pubblicazione relativa al concorso e incluse in archivi storici di VIDAS che possono essere oggetto di diffusione per far conoscere l’evoluzione di VIDAS e le iniziative condotte.

Periodo di conservazione dei dati

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento” i periodi di conservazione sono così definiti:

  1. per le finalità di cui al punto 1., i dati saranno conservati fintanto che non sono espletate tutte le operazioni connesse al concorso.
  2. per le finalità di cui al punto 2. i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’interessato ed informarlo sulle attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta fondi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritiene che la persona condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”
  3. per le finalità di cui al punto 3.i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Dopo i periodi di conservazione qui descritti, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

14. Dati raccolti da terzi

Informazioni ex artt. 13-14, GDPR

Identità e contatti dei Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile su www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita.

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali – dati di identificazione e di contatto e/o di caratterizzazione – sono stati raccolti presso terzi fornitori (per elenco, cliccare qui) e sono trattati per le seguenti finalità:

  1. ampliare o arricchire gli archivi VIDAS
  2. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali su progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti o caratteristiche personali, in abbinamento a informazioni desunte da propri archivi o di terzi
  3. eseguire elaborazioni statistiche sulle caratteristiche del pubblico di riferimento.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale di VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

In relazione alle finalità di cui al punto 2. del capitolo “Fonte e finalità del trattamento”:

  1. per l’esecuzione di attività di marketing diretto e con profilazione di cui al punto 2. VIDAS utilizza i recapiti di contatto forniti nel form, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale la persona. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per dette finalità soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti
  2. i contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail)
  3. per le finalità di profilazione miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, VIDAS eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse e in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi. Tale attività di profilazione potrebbe essere condotta anche attingendo da archivi messi a disposizione da terzi.

Le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento” le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS di avere la possibilità di conoscere meglio gli interessati e diffondere i suoi principi a pubblico potenzialmente interessato alla sua attività
  2. per le finalità di cui al punto 2. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a far conoscere meglio la propria attività istituzionale a persone che già si relazionano con VIDAS e/o sono potenzialmente interessate ai suoi principi. VIDAS informerà, dunque, sulla propria attività e, in particolare, sui progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione volte a dimostrare il costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre potrà richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendo gli interessati in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi.
  3. per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a valutare le caratteristiche e la tipologia delle persone condividono o hanno interesse a condividere i principi istituzionali di VIDAS. Questo permetterà di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuove forme di divulgazione di materiale informativo e formativo.

Criteri della raccolta dei dati

Nel definire quali dati raccogliere e trattare VIDAS esegue valutazioni  nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per perseguire le finalità intese.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte alle attività istituzionali e strumentali (raccolta fondi, uffici amministrativi, sistemi informativi e di sicurezza)
  2. i dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 2., 3., “Fonte e finalità del trattamento”.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione.
  2. I dati potrebbero essere comunicati a enti pubblici, alle forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto di VIDAS o di un terzo in sede giudiziaria.
  3. I dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il consenso dell’interessato.

Periodo di conservazione dei dati

In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento” i periodi di conservazione sono così definiti:

  1. per le finalità di cui al punto 1., i dati saranno conservati fintanto che sono funzionali alle finalità di cui ai punti 2. e 3.
  2. per le finalità di cui al punto 2. i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’interessato ed informarlo sulle attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta fondi, permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritiene che la persona condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”
  3. per le finalità di cui al punto 3. i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Dopo i periodi di conservazione qui descritti, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati, nonché dei terzi che hanno fornito i dati personali per integrare gli archivi VIDAS.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer

 

 

Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

15. Informativa whistleblowing

Identità e contatti dei Contitolari del trattamento

VIDAS ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile o su https://www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali sono raccolti nel processo di gestione di whistleblowing nell’ambito delle segnalazioni di illecito presentate dalle persone segnalanti e si riferiscono alle persone segnalanti, alle persone segnalate e alle persone coinvolte.

Sebbene le segnalazioni di illeciti di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo possano essere presentate in modo anonimo, laddove siano rilasciati i dati di identificazione del segnalante, della persona coinvolta e delle altre persone citate nella segnalazione, questi saranno necessariamente trattati per la gestione della segnalazione in tutte le sue fasi.

I dati e le informazioni che possono essere raccolti sono, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

  • nome e cognome, qualifica, luogo di impiego e dati di contatto professionali e/o i corrispondenti dati dei/delle dipendenti a cui si riferisce la segnalazione
  • il fatto che sia stata usata la piattaforma online TeamSystem Whistleblowing al fine di inviare una segnalazione
  • il comportamento segnalato delle persone coinvolte nell’illecito
  • il contenuto integrale della segnalazione e i documenti ad essa riferiti, nonché le integrazioni richieste o successivamente aggiunte dalla persona segnalante rispetto alla segnalazione originariamente presentata
  • altre categorie di dati personali, anche rientranti nelle categorie particolari ex art. 9, comma 1, GDPR (es.: dati sulla salute o sul credo religioso o convinzioni politiche), a patto che vengano conferite, tenendo conto del contesto della segnalazione o della conseguente procedura di indagine
  • documenti di lavoro, quali registri delle prestazioni, resoconti spese di viaggio, registri dei conducenti, fatture e documenti simili, che contengano eventualmente anche dati personali, qualora vengano richiesti per chiarire i fatti segnalati
  • fotografie, e-mail, documenti originali o copie rilevanti ai fini della segnalazione di illecito
  • informazioni relative al comportamento durante l’utilizzo di sistemi di comunicazione di VIDAS, quali metadati, dati di accesso o anche il contenuto di e-mail qualora vengano richieste per chiarire le circostanze segnalate.

Sono trattati per le seguenti finalità:

  1. prendere in carico la segnalazione e darne corso fino alla sua chiusura e relativo riscontro, secondo le modalità e i tempi previsti dal d. lgs 24/2023 e recepite attraverso la “Procedura interna di whistleblowing” elaborata dal titolare e diffusa a tutto il personale
  2. per controllare se le informazioni fornite sono plausibili e indicano un’infrazione di leggi o altri requisiti legalmente vincolanti oppure la violazione di un dovere secondo il contratto di lavoro
  3. se necessario, per un ulteriore chiarimento dei fatti segnalati rispetto a eventuali infrazioni di leggi o altri requisiti legalmente vincolanti oppure alla violazione di un dovere secondo il contratto di lavoro
  4. se necessario, per un ulteriore chiarimento al fine di esonerare dipendenti che siano ingiustamente sospettati/e di azioni illecite
  5. se necessario, per evitare danni economici e di altro tipo nonché per rivendicare o far valere i diritti di VIDAS o di terzi
  6. per recepire e gestire la segnalazione con qualsiasi strumento sia stata presentata. In particolare, se è stata usata la piattaforma online TeamSystem Whistleblowing oppure se la persona segnalante ha inteso avvalersi di altre modalità di esporre la segnalazione, quali telefonata, messaggistica vocale o, su richiesta della persona segnalante, anche con un incontro diretto e personale fissato in tempi ragionevoli con le persone preposte al servizio di whistleblowing
  7. comunicare alle Forze dell’Ordine, alla Magistratura e alle autorità competenti gli illeciti che sono stati confermati a seguito delle indagini interne eseguite
  8. per l’adempimento di qualunque obbligo di cooperazione nell’ambito delle indagini condotte dalle autorità competenti in materia.

Modalità del trattamento

  1. I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
  2. In particolare, i dati personali e le informazioni contenuti nella segnalazione, se raccolti tramite la piattaforma online TeamSystem Whistleblowing saranno sottoposti a crittografia o pseudonimizzazione. Lo stesso dicasi se registrati su supporti digitali.
  3. Se per la segnalazione la persona segnalante utilizza una linea telefonica registrata o un altro sistema di messaggistica vocale registrato, la segnalazione, previo consenso della persona segnalante, sarà documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante potrà richiedere di verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
  4. Se per la segnalazione si utilizza una linea telefonica non registrata o un altro sistema di messaggistica vocale non registrato, la segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione. La persona segnalante potrà richiedere di verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
  5. Ai fini della gestione della segnalazione, saranno incrociate e raffrontate, in modalità manuale, tutte le informazioni presenti per addivenire a un’analisi completa e circostanziata dell’illecito supposto che è stato presentato. Pertanto, tutte le informazioni inserite nella segnalazione saranno sottoposte a processi di profilazione, eseguiti in modalità manuale, incrociando le informazioni stesse al fine di un’analisi comprensiva di ogni elemento e che riconduca fedelmente al fatto dannoso e/o doloso segnalato.

Base giuridica del trattamento

Per tutte le finalità di trattamento sopra esposte la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c) GDPR e l’art. 9, comma 2, lettere b) e g), GDPR per le categorie particolari di dati personali in combinazione con l’art. 17, direttiva (UE) 2019/1937 (“Direttiva whistleblowing UE”), nonché con il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 che recepisce la Direttiva whistleblowing UE.

Inoltre, è applicata la base giuridica del legittimo interesse come da art. 6, comma 1, lettera f) GDPR, in combinazione con il d. lgs 196/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018, nonché con il considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1). È legittimo interesse di VIDAS trattare i dati per prevenire e individuare violazioni all’interno della sua organizzazione, salvaguardarne l’integrità e verificare la legalità di processi interni. Tale legittimo interesse è controbilanciato dalla necessità di garantire alla collettività un assetto sociale che contrasta le azioni illegali e gli illeciti di qualunque tipo e in qualunque forma eseguite.

Inoltre, la base giuridica è il consenso ex art. 6, comma 1, lettera a), GDPR che sarà raccolto esclusivamente se l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità debbano essere comunicate a persone diverse da quelle preposte a ricevere e a dar seguito alla segnalazione o alle autorità competenti.

Criteri della raccolta dei dati

Sono raccolti esclusivamente i dati e le informazioni indispensabili per la gestione della segnalazione di illecito ravvisato nel contesto lavorativo. Ulteriori dati e informazioni non necessarie, anche se raccolti accidentalmente o conferiti accidentalmente dalle persone segnalanti, saranno immediatamente distrutti.

VIDAS applica, pertanto, il disposto di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impone di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati.

Criteri di sicurezza per la piattaforma online TeamSystem Whistleblowing

La piattaforma online TeamSystem Whistleblowing contiene un’opzione per la comunicazione anonima attraverso una connessione crittografata. Quando si utilizza, l’indirizzo IP e la posizione attuale dell’utente non sono mai memorizzati. Dopo aver inviato una segnalazione, si ricevono i dettagli di login per accedere alla piattaforma TeamSystem Whistleblowing, in modo da continuare a comunicare con VIDAS in modo protetto.

I dati saranno memorizzati in un archivio del gestore TeamSystem Whistleblowing, sicuro all’interno dell’Unione europea. Tutti i dati memorizzati nell’archivio sono crittografati utilizzando metodi avanzatissimi. L’accesso ai dati è strettamente limitato ai responsabili designati e alle persone autorizzate al trattamento delle segnalazioni. Nessun’altra entità, compreso il gestore TeamSystem Whistleblowing in possesso della chiave per decifrare questi dati e renderli leggibili.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento e autonomi titolari del trattamento

  1. I dati identificativi e tutte le informazioni inserite nelle segnalazioni e documenti accessori sono trattati dalle persone autorizzate ex art. 29, GDPR di VIDAS preposte alla gestione del whistleblowing. .
  2. TeamSystem Whistleblowing, in qualità di fornitore di servizi tecnici per la piattaforma online di segnalazione è responsabile del trattamento in base a un contratto di nomina stipulato ai sensi dell’art. 28 comma 3, GDPR. In caso di manutenzione o altri interventi tecnici, può avere accesso alle informazioni e ai dati delle segnalazioni che sono crittografati (e, dunque, non in formato leggibile).
  3. Se l’elaborazione della segnalazione porta alla conclusione che si è verificata una violazione, i dati personali della persona coinvolta o, in caso di segnalazioni non anonime, anche della persona segnalante e di altre persone indicate espressamente nella segnalazione, possono essere comunicati ad autorità competenti in materia o all’autorità giudiziaria, nonché ad avvocati o consulenti incaricati e vincolati contrattualmente da VIDAS. Tali soggetti agiranno in qualità di autonomi e correlati titolari del trattamento.
  4. Se è necessario che i Contitolari rivendichino e facciano valere diritti e se non vi sono interessi delle persone interessate meritevoli di protezione, i dati personali possono essere comunicati anche a parti opponenti o assicuratori, che agiscono in qualità di autonomi titolari del trattamento.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

  1. I dati non sono comunicati se non a Forze dell’Ordine, Magistratura o altre autorità competenti in caso di violazione accertata o per esercitare, far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.
  2. I dati personali della persona segnalante che ha presentato anonimamente la segnalazione potranno essere comunicati ai soggetti di cui al punto 1. soltanto se necessario per indagini e azioni di soppressione di reati o ciò sia imposto da leggi e regolamenti in materia.
  3. I dati e le segnalazioni non saranno oggetto di diffusione.

Periodo di conservazione dei dati

In ottemperanza a quanto disposto dall’art. 14, comma 1, d. lgs 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e, comunque, non oltre n. 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura della segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza imposti dallo stesso d. lgs 24/2023 e dalle norme che disciplinano il trattamento dei dati personali.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento dei dati personali – se la segnalazione è stata inviata in modo non anonimo – sarà effettuato in territorio UE direttamente dai Contitolari oppure da soggetti da essi incaricati anch’essi con sede in territorio UE. Laddove sia necessario, per la corretta gestione della segnalazione rispetto al suo esito, i dati identificativi della persona segnalante, delle persone coinvolte e il contenuto della segnalazione potranno essere anche trasferiti verso Paesi extra-UE o organizzazioni internazionali. Qui si precisa che i destinatari saranno esclusivamente le autorità ed enti istituzionali sovranazionali competenti in materia: tale trasferimento potrà avvenire senza il consenso dell’interessato o di particolari garanzie, vigendo al riguardo l’art. 49, comma 1, lettere d) ed e), GDPR).

In tutti gli altri casi, il trasferimento avverrà soltanto per dati anonimi che non possono essere ricondotti alla persona segnalante o coinvolta o alla segnalazione. Se sono, viceversa, trasferiti dati identificativi al di fuori delle finalità dapprima espresse, il trasferimento potrà avvenire previo consenso degli interessati (art. 49, comma 1, lettera a), GDPR) o laddove ricorrano le altre garanzie previste dagli artt. 45-49, GDPR.

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR e reclamo all’autorità di controllo

Scrivendo ai Contitolari all’e-mail o privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi. Si possono richiedere informazioni sul processo manuale di profilazione eseguito per analizzare la segnalazione. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Tutti i diritti sopra elencati, ivi compreso il diritto di presentare reclamo all’autorità di controllo, non possono essere esercitati se il trattamento è finalizzato al contrasto dell’antiriciclaggio, alla tutela di persone vittime di estorsione, all’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o di svolgimento di investigazioni difensive. Inoltre, non possono essere esercitati se, dall’esercizio di tali diritti, può derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte (art. 2-undecies, comma 1, lettera f), d. lgs 196/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018 e legge 30 novembre 2017, n. 179).

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer può essere contattato a dpo@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.

VIDAS ODV e Fondazione Vidas (di seguito congiuntamente le “Parti” disgiuntamente “Associazione” o “Fondazione”) garantiscono reciprocamente di conoscere ed applicare, nell’ambito delle rispettive attività, tutte le norme attualmente vigenti in materia di protezione dei dati che siano rilevanti nell’ambito della corretta gestione delle proprie attività.

Le Parti determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento di talune attività e, per queste, pertanto, agiscono in qualità di Contitolari ex art. 26, GDPR.

ARTICOLO 3: OPERAZIONI DI TRATTAMENTO

Le operazioni dei trattamenti oggetto dell’Accordo di Contitolarità perseguono le seguenti finalità:

  1. Esecuzione dell’attività di ricerca scientifica, svolte secondo il metodo prospettico (ossia valutando gli effetti di un intervento seguendo i pazienti coinvolti a partire dall’inizio dello studio fino alla sua conclusione, per osservare gli esiti dell’intervento stesso) o retrospettivo (ossia valutando gli eventi accaduti in un periodo precedente rispetto allo studio).
  2. Selezione del personale
  3. Sviluppo e formazione del personale
  4. Sicurezza del lavoro
  5. Formazione in materia di sicurezza e salute sul lavoro
  6. Progettazione ed organizzazione dei corsi ECM
  7. Erogazione corsi e convegni ECM a titolo gratuito
  8. Gestione lasciti testamentari
  9. Data entry su apposita piattaforma
  10. Sicurezza e manutenzione informatica
  11. Selezione dei volontari
  12. Formazione dei volontari
  13. Erogazione tirocini
  14. Controllo di gestione
  15. Contabilità fornitori
  16. Gestione eventi
  17. Informazione digitale e divulgazione
  18. Gestione tecnica del sito web www.vidas.it
  19. Ricezione delle donazioni online e profilazione dei donatori tramite il sito web www.vidas.it
  20. Fundraising
  21. Contabilità delle donazioni
  22. Tutela del patrimonio di VIDAS e della sicurezza fisica tramite impianti di videosorveglianza presso la sede di via Ojetti 66, Milano.
  23. Gestione delle segnalazioni di illecito nel contesto lavorativo ai sensi del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (“whistleblowing”)

Le Parti si riservano di individuare nel corso dello svolgimento delle attività di trattamento modalità e precauzioni aggiuntive affinché le operazioni inerenti i trattamenti avvengano nel rispetto dei principi generali fissati dall’articolo 5 del Regolamento e dall’ordinamento giuridico italiano, con particolare riferimento ai principi di liceità, correttezza e trasparenza nei confronti degli Interessati, nonché di limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, esattezza dei dati e sicurezza del trattamento.

 

Articolo 4: OGGETTO

Con la stipula dell’Accordo di contitolarità (art. 26 del Regolamento) le Parti hanno concordato quanto segue:

  1. Informazioni da fornire agli interessati ex artt. 13-14 del Regolamento nonché raccolta/gestione del consenso (informativa e richiesta di consenso)

[OMISSIS]

VIDAS ODV si occuperà, altresì, di rilasciare le informazioni ex artt. 13-14 agli interessati ai fini del trattamento di dati personali finalizzato alla gestione della segnalazione di illeciti ravvisati nel contesto lavorativo. Il consenso ex art. 6, comma 1, lettera a), GDPR sarà raccolto esclusivamente se l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità debbano essere comunicate a persone diverse da quelle preposte a ricevere e a dar seguito alla segnalazione o alle autorità competenti.

  1. b) Istanze degli Interessati: l’Associazione funge da punto di contatto per gli Interessati allo scopo di gestire le richieste provenienti da quest’ultimi. L’Associazione si impegna ad accertare preventivamente l’identità degli Interessati per verificare la legittimità della richiesta. Le istanze potranno essere presentate all’indirizzo e-mail dell’Associazione (privacy@vidas.it); rimane impregiudicato il diritto dell’Interessato a rivolgere le proprie istanze anche a Fondazione sempre all’indirizzo e-mail privacy@vidas.it. VIDAS ODV gestirà anche le istanze degli interessati nel contesto della finalità di adempiere al d. lgs 24/2023. VIDAS ODV – espressamente indicandolo nelle informazioni ex artt. 13-14, GDPR di cui al punto precedente – non potrà dar corso al riscontro laddove l’esercizio dei diritti avanzati possa creare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, in quanto tale limitazione dell’esercizio dei diritti è previsto dall’art. 2-undecies, comma 1, lettera f), d. lgs 106/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018.

b.2) Reclamo all’Autorità di controllo: le Parti si obbligano a adoprarsi affinché l’Interessato possa avanzare reclamo all’Autorità di Controllo ai sensi dell’art. 77, GDPR, anche per il tramite della comunicazione di questo strumento di tutela con le informazioni rese ex artt. 13, 14, GDPR.

b.3) Risarcimento del danno agli Interessati: le Parti saranno responsabili in solido per l’intero ammontare del danno al fine di garantire il risarcimento effettivo dell’Interessato. È considerato danno risarcibile (qualora ne sussistano i presupposti), sia per quanto riguarda il danno materiale sia per quello immateriale (art. 82, comma 1, GDPR), qualsiasi danno causato da una violazione del GDPR (art. 82, comma 1, GDPR). Pertanto, ogni Parte può dover risarcire in toto l’Interessato che dimostra di essere stato danneggiato dal trattamento. Soltanto in un momento successivo, la Parte che ha risarcito in toto l’Interessato può rivalersi sull’altra Parte responsabile effettiva del danno, esercitando l’azione di regresso. Anche i danni provocati all’Interessato in casi di forza maggiore, saranno a carico delle Parti in solido che dovranno fronteggiare il rischio della forza maggiore; la Parte che ha pagato avrà azione di regresso nei confronti dell’altra. È inteso che ogni Parte risponderà singolarmente se la violazione commessa è imputabile alla propria condotta nello svolgimento del trattamento, in difformità da quanto preventivamente condiviso con l’altra Parte e/o per trattamenti per i quali è autonomo titolare del trattamento. Ciò vale nella misura in cui si dimostri che l’evento dannoso occorso non è direttamente imputabile all’altra Parte (art. 82, comma 3, GDPR).

  1. c) [OMISSIS]

Distruzione o anonimizzazione dei dati

  • Trattati per fini di gestione delle segnalazioni di illeciti (“whistleblowing”): i dati identificativi collegati alle segnalazioni e la documentazione delle segnalazioni sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre n. 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. I dati identificativi o altre informazioni non necessarie per la gestione della segnalazione, anche se accidentalmente raccolti, saranno distrutti immediatamente.
  1. d) Adozione di misure di sicurezza idonee ex articolo 32 del Regolamento: in particolare ciascuna parte si impegna a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio tenuto conto, in special modo, dei rischi che potrebbero derivare dagli specifici trattamenti oggetto dell’Accordo quali, ad esempio, distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati, nonché di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o difforme dalle finalità della raccolta dei dati medesimi.

Le Parti riconoscono che particolari cautele devono essere attuate con riguardo ai dati personali e alle informazioni derivanti dalle segnalazioni di illeciti ex d. lgs 24/2023. Sul punto, nell’avvalersi di sistemi informatici, si impegnano ad applicare misure tecniche, quali la crittografia e la pseudonimizzazione, per garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante e della persona coinvolta e di altre persone comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e relativa documentazione.

  1. e) Notifica tempestiva di eventuali violazioni di dati personali all’Autorità di controllo e all’interessato nei casi in cui tali adempimenti siano dovuti, ai sensi degli artt. 33 e 34 del Regolamento: fatta salva la reciproca collaborazione, ciascuna Parte provvede autonomamente. Le Parti si scambiano le informazioni necessarie per l’analisi dell’evento dannoso e ciascuna Parte mette a disposizione dell’altra il proprio registro delle violazioni di dati personali. In caso di violazione di dati personali che presenti elevato rischio per gli Interessati, la Parte che la rilevi provvederà a comunicare agli Interessati coinvolti la violazione e suoi dettagli affinché gli Interessati possano attivarsi con le adeguate salvaguardie.

Milano, 19 gennaio 2024

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