Policy Whistleblowing
Versione n. 1 del 01.02.2024
| Versione n. 2 del 31.07.2026 | Estensione della Policy a Fondazione Vidas ETS.Aggiornamento della Policy alla luce delle nuove Linee Guida Anac approvate con delibera del 12.12.2025 e della guida Operativa di Confindustria approvata a maggio 2026.Aggiornamento normativo: D.lgs. 211/2025: estensione della tutela del whistleblower alle persone che segnalano violazioni delle misure restrittive dell’Unione Europea, nonché dell’art. 12, comma 1-bis, del D.lgs. 286/1998 |
INDICE
La presente Policy ha lo scopo di definire e regolare le azioni organizzative e i processi interni necessari ad istituire e attuare, all’interno di Vidas ODV e di Fondazione Vidas ETS (nel seguito, per entrambi gli enti “VIDAS” o rispettivamente “Associazione” e “Fondazione”), un sistema di segnalazione di illeciti nel contesto lavorativo (c.d. Whistleblowing).
La presente Policy è adottata in applicazione del D.lgs. 24/23 e dell’art. 6 comma 2-bis D.lgs. 231/01 ed è dunque parte integrante del Modello di gestione, organizzazione e controllo adottato ai sensi del Dlgs 231/01 dall’Associazione e della Fondazione.
VIDAS, infatti, crede fermamente in una cultura aziendale in cui chiunque si senta libero di condividere e comunicare reali preoccupazioni in merito a presunte irregolarità senza dover temere conseguenze negative, in conformità con i valori fondamentali promossi dall’Ente e, al tempo stesso, scoraggiando le persone dal commettere abusi e irregolarità, e promuovendo un clima di apertura, trasparenza e integrità.
2. Riferimenti normativi e documentali interni
La presente Policy è stata strutturata avendo riguardo anche alle indicazioni contenute nelle Linee Guida ANAC (approvate con delibera n. 311 del 12.7.23, aggiornate con delibera del 12 dicembre 2025), nelle Linee Guida CNDCEC e nelle Linee Guida Confindustria, quest’ultime aggiornate nel maggio 2026.
3. Definizioni
Ai fini della presente Policy valgono le seguenti definizioni:
a) “Responsabile Whistleblowing” (o “RWB”): il/i soggetto/i nominato/i dal Consiglio Direttivo e incaricato/i (i) di ricevere le segnalazioni trasmesse tramite il Canale di segnalazione interna, (ii) di gestire la segnalazione ricevuta attivando la necessaria istruttoria, (iii) di attivare i doveri di reportistica successivi alla conclusione della istruttoria, (iv) di dare riscontro al segnalante. Il RWB è dotato di autonomia e indipendenza dagli organi gestori e apicali della società e di una specifica competenza in materia di gestione delle segnalazioni di violazioni e delle connesse attività di investigazione interna.
b) “Piattaforma Whistleblowing” (o “Piattaforma WB”): canale interno dedicato all’invio e alla gestione delle Segnalazioni, anche in forma anonima, che garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, dei Segnalati e delle persone comunque coinvolte, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
c) “Segnalante”: persona che procede ad una segnalazione secondo le procedure e i canali previsti dalla presente Policy e dunque destinataria delle connesse tutele.
d) “Segnalazione”: comunicazione-informativa trasmessa attraverso uno dei Canali di segnalazione previsti dalla presente Policy dal segnalante e che verrà trattata secondo le previsioni della presente Policy WB. Le segnalazioni, inoltre e più in particolare, sono definite come le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).
Si deve poi trattare di comportamenti, atti od omissioni, di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.
L’oggetto della segnalazione (ossia ciò che può essere segnalato attivando l’applicabilità della presente Policy e le connesse tutele) è regolato nel dettaglio al §5.1., a cui si rinvia.
e) “Segnalato” o “Persona coinvolta”: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.
f) “Ritorsione”: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
g) Disciplina Whistleblowing: la disciplina prevista dal D.lgs. 24/2023.
h) “Policy Whistleblowing” (o “Policy WB”): la presente Policy.
4. Ambito soggettivo: i soggetti legittimati a presentare le segnalazioni e ad usufruire delle tutele
Possono utilizzare i canali di segnalazione regolati dalla presente Policy e usufruire delle connesse tutele:
La tutela delle persone segnalanti sopra indicate si applica anche qualora la segnalazione avvenga:
4.1. Estensione delle tutele a soggetti diversi dal segnalante
Le misure di tutela previste dalla disciplina whistleblowing sono estese anche ai seguenti soggetti diversi dal segnalante:
5. Ambito oggettivo
5.1. Il contenuto delle segnalazioni
Rientrano nell’ambito applicativo della disciplina Whistleblowing le segnalazioni di comportamenti, fatti od omissioni, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, che appaiono integrare le seguenti fattispecie:
i) illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al Decreto 24/23 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato). Si precisa che le disposizioni normative contenute nell’Allegato 1 sono da intendersi come un riferimento dinamico in quanto vanno naturalmente adeguate al variare della normativa stessa. In particolare, si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi. A titolo esemplificativo, si pensi ai cd. reati ambientali, quali, scarico, emissione o altro tipo di rilascio di materiali pericolosi nell’aria, nel terreno o nell’acqua oppure raccolta, trasporto, recupero o smaltimento illecito di rifiuti pericolosi;
ii) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività̀ illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE.
Si pensi, ad esempio, alle frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività̀ illegale connessa alle spese dell’Unione;
iii) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle imprese e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità̀ della normativa applicabile in materia di imposta sulle imprese;
iv) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Ue. Si pensi ad esempio a un’impresa che opera sul mercato in posizione dominante. La legge non impedisce a tale impresa di conquistare, grazie ai suoi meriti e alle sue capacità, una posizione dominante su un mercato, né di garantire che concorrenti meno efficienti restino sul mercato. Tuttavia, detta impresa potrebbe pregiudicare, con il proprio comportamento, una concorrenza effettiva e leale nel mercato interno tramite il ricorso alle cd. pratiche abusive (adozione di prezzi cd. predatori, sconti target, vendite abbinate) contravvenendo alla tutela della libera concorrenza;
v) violazioni delle misure restrittive dell’Unione europea di cui al capo I-bis, del titolo I, del libro II del codice penale, nonché dell’articolo 12, comma 1-bis, del decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286.
Le segnalazioni possono riferirsi ad informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).
Resta poi ferma la normativa in materia di: i) informazioni classificate; ii) segreto medico e forense; iii) segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali; iv) norme di procedura penale sull’obbligo di segretezza delle indagini; v) disposizioni sull’autonomia e indipendenza della magistratura; vi) difesa nazione e di ordine e sicurezza pubblica; vii) nonché di esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati.
5.2. Esclusioni
Sono invece escluse dalla tutela prevista dalla presente Policy le segnalazioni:
5.3. Caratteristiche della segnalazione
La segnalazione deve essere il più possibile precisa e circostanziata e deve contenere ogni elemento utile al fine di consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute e appropriate verifiche e accertamenti, a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
A tal fine, è opportuno che la segnalazione specifichi:
Il segnalante può, altresì, allegare documenti per fornire elementi ulteriori relativi al fatto segnalato.
Nel caso in cui la persona segnalante abbia fornito informazioni in eccedenza rispetto a quanto necessario per la gestione della segnalazione, queste verranno immediatamente distrutte. Pertanto, evitare di fornire informazioni superflue, quali quelle identificative di terzi estranei alla segnalazione, essendo non pertinenti né necessari per attivare le azioni finalizzate a trattare la vicenda segnalata. Indicazioni di terzi, infatti, comprometterebbero la loro riservatezza senza alcuna giustificazione e necessità.
5.4. Le segnalazioni anonime
Le segnalazioni anonime (ossia prive di elementi che consentano di identificare il loro autore) recapitate secondo le modalità previste dal presente documento, potranno essere trattate in conformità alla presente Policy, solo se risultano puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione.
In caso di segnalazioni anonime, quando l’autore venga successivamente identificato nel corso delle attività di gestione della segnalazione o comunque qualora sia altrimenti identificabile, si applicano le tutele previste dalla normativa di cui alla presente Policy.
6. Canali interni di segnalazione
Secondo le previsioni di cui al D.lgs. 24/23, Vidas ha istituito un canale di segnalazione interna, a cui si aggiungono – da utilizzare in via residuale e alle condizioni descritte dalla presente Policy – il canale esterno istituito presso ANAC e la c.d. “divulgazione pubblica”.
Resta ferma, in ogni caso, la facoltà di presentare una denuncia all’Autorità Giudiziaria e contabile nei casi in cui ne sussistano i presupposti.
6.1. La funzione incaricata della ricezione e della gestione della segnalazione interna
Il soggetto competente alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è il Responsabile Whistleblowing (“RWB”), funzione che è stata attribuita all’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D.lgs. 231/01. Nello specifico per Vidas ODV, ai componenti esterni dell’Organismo di Vigilanza collegiale e per Fondazione Vidas ETS all’Organismo di Vigilanza monocratico (professionista esterno).
Il RWB è dotato dei requisiti di autonomia, indipendenza e professionalità richiesti dalla normativa.
Il RWB potrà avvalersi di funzioni aziendali o di professionisti esterni allo scopo incaricati, per l’eventuale svolgimento di attività istruttoria o di approfondimento. Tali funzioni e/o professionisti esterni sono incaricati, mediante apposita lettera di incarico e nomina che ne regola espressamente anche i doveri di riservatezza e confidenzialità e gli eventuali e connessi adempimenti privacy.
Ad ogni modo, nel caso in cui risulti necessario avvalersi dell’assistenza tecnica di professionisti terzi, nonché́ del supporto specialistico del personale di altre funzioni/direzioni aziendali è necessario – al fine di garantire gli obblighi di riservatezza richiesti dalla normativa – oscurare ogni tipologia di dato che possa consentire l’identificazione della persona segnalante o di ogni altra persona coinvolta (si pensi, ad esempio, al facilitatore o ulteriori persone menzionate all’interno della segnalazione).
Il RWB, per le attività di valutazione e gestione delle segnalazioni, dispone di mezzi finanziari adeguati ad assicurare allo stesso l’operatività.
Il RWB, qualora si trovi in una situazione, anche potenziale, di conflitto di interessi o coincida con il segnalante, con la persona coinvolta o con quella interessata dalla segnalazione, si astiene dall’istruttoria, che verrà svolta dal secondo RWB o, in caso di organo monocratico o di astensione anche del secondo RWB, da un sostituto individuato nel Direttore Affari Legali.
6.2. Il canale di segnalazione interna
Vidas ha adottato un canale di segnalazione interna che risponde ai requisiti di cui al D.lgs. 24/23, utilizzabile da tutti i segnalanti, idoneo ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte, del contenuto della segnalazione e della documentazione a essa relativa.
In conformità con le Linee Guida Anac, Vidas ODV e Fondazione Vidas ETS hanno deciso di condividere il canale di segnalazione interna, istituendo una piattaforma unica, ramificata in due sotto canali autonomi, al fine di garantire che ciascun ente acceda esclusivamente alle sole segnalazioni che lo riguardano.
In particolare, VIDAS ha attivato la Piattaforma Whistleblowing, accessibile tramite https://vidas.smartleaks.cloud/, che consente tre diversi tipi di segnalazione:
Nel caso in cui un soggetto diverso dal RWB riceva una segnalazione identificabile come whistleblowing, è tenuto a trasmetterla immediatamente e comunque entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
7. La gestione della segnalazione interna
Una volta ricevuta la segnalazione attraverso la Piattaforma online, il RWB rilascia – sempre tramite Piattaforma – al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione della stessa.
In caso di richiesta di incontro diretto, il RWB deve fissare l’incontro in un luogo adatto a garantire la riservatezza del segnalante entro 15 giorni. Il contenuto dell’incontro sarà, previo consenso del segnalante, documentato a cura del RWB mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
7.1. Fase preliminare
Il RWB preliminarmente verifica che siano soddisfatti i requisiti di procedibilità e ammissibilità della segnalazione previsti dalla presente Policy e, in particolare:
a) che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione;
b) che l’oggetto della segnalazione rientri nell’ambito di applicazione oggettivo del D.lgs. 24/2023;
c) che non sussistano motivi di esclusione di cui al § 5.2.;
d) che la segnalazione riporti i contenuti obbligatori di cui al § 5.3 e dunque non risulti troppo generica, inappropriata o inconferente.
Nel caso in cui le condizioni sub a), b) e c) non siano soddisfatte, il RWB dichiara la segnalazione improcedibile, dandone comunicazione al segnalante.
Nel caso in cui la segnalazione riguardi una materia esclusa dall’ambito oggettivo di applicazione, il RWB potrà inoltrarla alla struttura organizzativa eventualmente competente (es. Ufficio del Personale qualora si tratti di una richiesta di carattere personale relativa al proprio rapporto di lavoro).
Nel caso in cui la condizione sub d) non sia soddisfatta (es. segnalazione generica, manifestamente infondata o inconferente), il RWB dichiara la segnalazione inammissibile, dandone comunicazione al segnalante.
Il RWB archivia la segnalazione, garantendo la tracciabilità delle motivazioni.
7.2. Fase istruttoria
Se la segnalazione risulta, invece, ammissibile ed è supportata da elementi sufficienti per procedere, il RWB avvia la fase di indagine e, a tal fine:
7.3. Fase decisoria
Al termine delle verifiche, il RWB:
7.4. Riscontro al segnalante
Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza, dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, il RWB fornisce riscontro al segnalante comunicando:
Se, alla scadenza del termine, l’istruttoria non si è ancora conclusa, è previsto un riscontro “interlocutorio” (quale un aggiornamento sullo stato di avanzamento dell’istruttoria) a cui deve necessariamente comunque seguire, a istruttoria conclusa, il riscontro finale sul suo esito.
Tutte le comunicazioni tra RWB e Segnalante avvengono tramite piattaforma. Inoltre, tutte le attività svolte dal RWB sono documentate e tracciate nella Piattaforma WB, dal ricevimento della segnalazione sino alla chiusura della stessa.
Durante tutte le fasi di gestione della segnalazione (preliminare, di istruttoria e di accertamento) deve essere garantita la riservatezza dell’identità della persona segnalante, del segnalato e di tutte le persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione.
7.5. Conservazione delle segnalazioni
Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
7.6. Trattamento dei dati personali
Il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle Segnalazioni nonché́ dei Segnalanti viene effettuato in conformità̀ a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, dal Regolamento UE n. 679 del 27 aprile 2016 (GDPR), dal D. Lgs. 196/2003 e s.m.i. (Codice della Privacy) e dal D. Lgs. 101/2018.
Sono state elaborate e pubblicate sul sito, all’indirizzo https://www.vidas.it/privacy/#whistleblowing apposite informazioni ex artt. 13 e 14 del GDPR, nonché la presente procedura interna. La pubblicazione avviene anche nei luoghi di lavoro, in posizioni facilmente accessibili a chiunque transiti nei locali Vidas (es.: bacheca). Già si precisa che i diritti dell’interessato ex artt. 15-22, GDPR sono limitati: non possono essere esercitati se il trattamento è finalizzato al contrasto dell’antiriciclaggio, alla tutela di persone vittime di estorsione, all’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o di svolgimento di investigazioni difensive. Inoltre, così come il reclamo all’autorità di controllo non può essere avanzata, se dall’esercizio di tali diritti può derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte (art. 2-undecies, comma 1, lettera f), d. lgs 196/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018 e legge 30 novembre 2017, n. 179).
7.7. Reportistica conseguente alla segnalazione interna
8. Le segnalazioni esterne
I canali di segnalazione da utilizzare in via ordinaria e prioritaria sono quelli interni adottati da VIDAS.
Il D. Lgs. 24/2023 prevede tuttavia che i segnalanti, in via residuale e in presenza di determinate e tassative condizioni, possano utilizzare un canale di segnalazione esterno, attivato presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), ovvero ricorrere alla divulgazione pubblica. Anche in relazione alle segnalazioni esterne è attuata una tutela della riservatezza del segnalante secondo le previsioni del D.lgs. 24/23.
Resta in ogni caso ferma la facoltà dei segnalanti di presentare denuncia alle autorità competenti.
8.1. Segnalazione esterna all’ANAC
La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna ad ANAC se, al momento della sua presentazione, ricorre almeno una delle seguenti condizioni:
L’ANAC ha messo a disposizione sul proprio sito web i canali dedicati e le istruzioni sull’uso del canale di segnalazione esterna alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
8.2. La divulgazione pubblica
Il segnalante può effettuare la segnalazione mediante divulgazione pubblica, rendendo di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni (es. stampa o social network) e beneficiare della protezione prevista dalla presente procedura solo se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
In assenza dei presupposti sopra elencati il soggetto non beneficia delle tutele di cui al D.lgs. 24/23.
9. Tutele
Le tutele riconosciute al segnalante (ed ai soggetti ad esso equiparati di cui al § 4.1) per le segnalazioni effettuate nel rispetto della disciplina sono:
Le tutele previste dalla disciplina Whistleblowing, di seguito descritte, si applicano se il segnalante al momento della segnalazione:
I motivi che hanno indotto il segnalante a presentare la segnalazione sono irrilevanti ai fini della sua tutela.
Sono invece escluse quando:
In queste ipotesi, sono, inoltre, previste sanzioni disciplinari.
9.1. Riservatezza
Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi dell’articolo 29 , GDPR (“persone autorizzate al trattamento”) e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 o vincolate da contratto di nomina di “responsabile del trattamento” ex art. 28, GDPR.
Nell’ambito dell’eventuale procedimento penale che origini come conseguenza della segnalazione, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale.
Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare che origini come conseguenza della segnalazione, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
È dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi di cui al comma 5, secondo periodo, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna di cui al presente capo quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni di cui al comma 2 è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33.
Ferma le sopra elencate previsioni, nelle procedure di segnalazione interna ed esterna di cui alla presente Policy, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.
Il d.lgs. 24/23 prevede che la tutela alla riservatezza del segnalante sia estesa anche alle persone che vengono indicate nella segnalazione nonché alla persona segnalata; l’associazione e il RWB attuano e garantiscono tali tutele nel gestire la segnalazione, richiamando e applicando le previsioni specifiche previste dal decreto.
9.2. Tutela da ritorsioni
Il segnalante non può subire alcuna forma di ritorsione, intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, che si verifichi nel contesto lavorativo, posto in essere in ragione della segnalazione, che provoca al segnalante, in via diretta e indiritta, un danno ingiusto.
Gli atti ritorsivi adottati in violazione di tale divieto sono nulli.
A titolo esemplificativo e non esaustivo sono considerati atti ritorsivi:
a. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
b. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
c. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
d. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
e. le note di merito negative o le referenze negative;
f. l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
g. la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
h. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
i. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
j. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
k. l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
l. la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
m. l’annullamento di una licenza o di un permesso;
n. la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati ai sensi dell’art. 17 D.lgs. 24/23, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia è a carico di colui che li ha posti in essere.
In caso di domanda risarcitoria presentata all’autorità giudiziaria dalle persone segnalanti, se tali persone dimostrano di aver effettuato, ai sensi del presente decreto, una segnalazione, una divulgazione pubblica o una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile e di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza di tale segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
Qualora il soggetto ritenga di aver subito una ritorsione, anche tentata o minacciata, come conseguenza di una segnalazione, lo comunica all’ANAC che dovrà accertare il nesso di causa tra ritorsione e segnalazione e quindi adottare i conseguenti provvedimenti. In caso di ritorsioni commesse nel contesto lavorativo di un soggetto del settore privato l’ANAC informa l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.
Le persone di cui al § 4 che siano state licenziate a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro, in ragione della specifica disciplina applicabile al lavoratore.
L’autorità giudiziaria adita adotta tutte le misure, anche provvisorie, necessarie ad assicurare la tutela alla situazione giuridica soggettiva azionata, ivi compresi il risarcimento del danno, la reintegrazione nel posto di lavoro, l’ordine di cessazione della condotta posta in essere in violazione dell’articolo 17 D.lgs. 24/23 e la dichiarazione di nullità degli atti adottati in violazione del medesimo articolo.
9.3. Limitazioni di responsabilità per il segnalante
Il segnalante non sarà chiamato a rispondere né penalmente, né in sede civile e amministrativa:
Il Decreto pone tuttavia due condizioni all’operare delle suddette limitazioni di responsabilità̀:
Va evidenziato, quindi, che la limitazione opera se le ragioni alla base della rivelazione o diffusione non sono fondate su semplici illazioni, gossip, fini vendicativi, opportunistici o scandalistici.
In ogni caso, occorre considerare che non è esclusa la responsabilità̀ per condotte che:
10. Violazioni della presente Policy
Integra un illecito disciplinare la violazione della presente Policy, ferma restando in ogni caso qualsiasi responsabilità, anche di natura civile, penale e/o amministrativa da accertarsi da parte delle Autorità̀ competenti. In particolare, sono previste:
Il procedimento disciplinare e le connesse sanzioni si applicano sulla base delle regole interne aziendali (cfr. Sistema Disciplinare previsto dal Modello 231 della Società) e i contratti collettivi applicabili.
11. Gestione della documentazione
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. 24/23 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.
12. Attività di informazione e formazione
VIDAS garantisce che il RWB sia sottoposto ad una specifica formazione (pianificata periodicamente e attuata dall’Ente) relativa alla gestione del Canale e alle modalità di attuazione degli adempimenti previsti per garantire la riservatezza del segnalante.
Dell’esistenza del Canale, del suo funzionamento e delle sue caratteristiche è data specifica informativa (a cura dell’Ente) a tutti i dipendenti e volontari, nonché a coloro che rientrano tra i soggetti segnalanti (fornitori, outsourcer, partner, consulenti, etc.).
Del Canale e della presente Policy, inoltre, viene data specifica informativa sul sito web di VIDAS, ove sono rese disponibili altresì le c.d. “informazioni da fornire ex art. 13, GDPR” connesse alla gestione delle segnalazioni.
Nel caso di nuove assunzioni, l’Ufficio Risorse Umane assicura la presa visione della presente procedura da parte del candidato all’atto dell’assunzione, con l’ausilio, ove opportuno, del RWB.
13. Norma di chiusura
Per tutto quanto non espressamente regolato nella presente Policy, si rinvia alla disciplina specifica di cui al D.lgs. 24/23 e alle norme in esso richiamate.
Per qualsiasi ulteriore informazione a riguardo della presente Policy, ci si può rivolgere al RWB tramite piattaforma dedicata